Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

Üha rohkem EDM süsteemide omadusi on üle võetud operatsioonisüsteemidesseja kontoripakettidesse, mistõttu paljud organisatsioonid on loobunudspetsiaalsete EDMS hankimisest. See on “kahjustanud“ ka records managementfunktsioonide positsiooni, kuna dokumentide igapäevane haldamine on ühasuurema hulga kasutajate käes ning asjaajamisprotsesside professionaalnehaldamine seega keerukam. Enamus organisatsioone vajab seega kahtlematultmõlemat tüüpi informatsiooni haldamist: nii dokumentide kui arhivaalidehaldamise süsteeme ja tarkvara. Funktsionaalselt avaramad ERM süsteemidhõlmavad dokumendihalduse põhifunktsioone, hoides need kaks mudelit lahuskasutaja juurdepääsu tasandil. Kuid taolisi hübriidsüsteeme on seni veel vägavähe ja praktilises kasutuses on seni levinum dokumendihalduse tarkvara.4.2 Record keeping systemsMõnikord eristatakse asjaajamises aktiivset ja pool-aktiivset perioodi või etappi.Samuti mõnevõrra kunstlikult on sellest jaotusest lähtuvalt hakatud eristamarecords management süsteeme, record keeping süsteeme ja archives managementsüsteeme. Selles hierarhias tegeleb RMS ainult dokumentide loomise jahaldamisega aktiivses asjaajamises; record keeping system hõlmab lisaks sellele kadokumentide poolaktiivset etappi, ehk dokumentide arhiveerimist ja säilitamistasutuses. Arhiveerimise all mõistetakse seejuures dokumentide aktiivsestasjaajamisest ‘välja võtmist’ ja säilitamiseks ‘kõrvale panemist’ millega võib, agaei pruugi, kaasneda arhivaalide hindamine. Arhiivihaldamise süsteemi (archivesmanagement system) all mõeldakse mõnikord tervet dokumendi elukäiku hõlmavatsüsteemi, mis peale eespoolloetletud tegevuste sisaldavad ka avalikke arhivaalekoguvale asutusele üle andmist ja arhiivi kui terviku haldamist.Selline etappide eristamine ei ole, paraku, aga kuidagi fikseeritud ega kokkulepitud. Eriti suuri erinevusi võib täheldada mõiste ‘record keeping system’määratlustes, 16 mis näib eelkõige sõltuvat kohaliku asjaajamise traditsioonist (vt.ka ptk. 6.3). Ingliskeelses traditsioonis näiteks on records management laiem jateoreetilisem valdkond kui record keeping, mille all mõistetakse kõiki praktilisitegevusi, mida arhivaalide haldamisel teha tuleb, samal ajal kui enamusEuroopast kasutab neid termineid täpselt vastupidises tähenduses. Seetõttu tulebnende terminite kasutamisel ettevaatlik olla ning alati välja selgitada nendetäpsed definitsioonid. Järgnevas on mõistet ERMS kasutatud hõlmavana niiaktiivset asjaajamist kui ka säilitamist asutuses (s.o. pool-aktiivset perioodi).16 vt. P. Horsman, “Digitaal Archiveren. Het Recordkeeping System als kader voor het beheer vandigitale archiefbescheiden”, 199815