Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

1. SISSEJUHATUSÜha rohkem asutusi ja organisatsioone on juurutamas tarkvara haldamaks niipaber- kui digitaaldokumente. Tarkvaraturul on leida mitmeid, üksteisestsuhteliselt erineva funktsionaalsusega tooteid, mille vahel asutustel valida tuleb,kui nad ei ole dokumentide haldamise tarkvara ise välja töötamas. Millisttarkvarasüsteemi aga valida? Milline vastab kõige paremini asutuse võiorganisatsiooni vajadustele? Kas kõik saadaolevad tooted täidavad seadusega ettenähtud norme dokumentide loomiseks, haldamiseks ja säilimiseks? Neile japaljudele teistele taolistele küsimustele ei saa anda vastust ilma asutuses võiorganisatsioonis olemasoleva asjaajamissüsteemi ning juurutatava süsteemimudeli võrdleva analüüsita.Olukorras, kus teadmised asjaajamise, arhivaalide ja dokumentide haldamisekohta on vähe levinud ning puuduvad juhised ja standardid dokumentehaldavate süsteemide hindamiseks, muutuvad saadaolevate tarkvaralahendustesüsteemimudelid de facto asjaajamise standarditeks. 1Ilma asjaajamise- jaarhiivindusliku teooria poolse kontrollita, muutub reaalseks oht, et sellistesüsteemide juurutamisega ei täida asutuse või organisatsiooni poolt hallatavad jasäilitatavad dokumendid seadustega ette nähtud norme. Juurdepääsu võimaldavtehnoloogia ei asenda puudulikku asjaajamise mudelit, ega taga kodanike õigustavalikule informatsioonile ligi pääseda. 2Lahendus digitaalsete dokumentidehaldamise probleemidele ei peitu mitte tehnoloogias, vaid õigetes strateegiates.Üksnes korrektsete nõudmiste kehtestamine asjaajamise protseduuridele ningnende juurutamise strateegiate määratlemise kaudu saab võimalikukstehnoloogia reeglitekohane ja eesmärgipärane rakendamine. Üha kasvav vajadus‘off the shelf’ tarkvara järele, mis vastaks korrektse asjaajamise nõudmistele on ülemaailma olnud peamiseks motivatsiooniks taolisi nõudmisi täpselt sõnastadaning standarditena vormistada.Käesoleva raporti ülesandeks on vaadelda asjaajamise, ja eriti digitaalseteldokumentidel põhineva asjaajamise standardiseerimise kogemust maailmas.Selleks valiti välja viis erinevat asjaajamise standardit ja juhist: ISO ja Austraaliaametlikud asjaajamise standardid, Inglismaa ja Walesi Rahvusarhiivi juhised,Ameerika Ühendriikide Kaitseministeeriumi nõudmised asjaajamise süsteemidelening Norra rahvuslik asjaajamise standard. Võrreldes neid regulatsioone jõutakseraporti lõpus soovitusteni, milliseid neist oleks mõttekas arvestada Eesti omadigitaalse asjaajamise standardi väljatöötamisel.1 vrdl. I. Macfarlane, “Report of the DLM-Monitoring Committee and progress on functionalrequirements for electronic records management systems”, 2000, lk. 1412 C. Gränström, “Access in the Northern Countries “, 20013