Offene Lösung überzeugt - Midrange Magazin

SCHWERPUNKT
HR, KoRe, Controlling, BI und FiBu
Abgerechnet wird außer Haus
Outsourcing spart Zeit und Geld
Wer seine Lohnbuchhaltung außer Haus gibt, der erwartet in erster Linie Kostenersparnisse.
Doch dieser Aspekt allein reicht nicht aus. Erst das Eingehen des Auftragnehmers auf die
speziellen Anforderungen des Unternehmens, kombiniert mit einer sauberen vertraglichen
Gestaltung der Vereinbarung führt zu einem idealen Paket.
Ob digitale Meldungen wie ELSTER,
ELStAM oder neue Gesetze, Tarife
und Vorschriften – die Lohn- und Gehaltsabrechnung
wird immer komplizierter.
Gerade kleine und mittelständische
Unternehmen stehen hierbei vor
einer großen Herausforderung, da sie
oft nicht über die entsprechenden Ressourcen
verfügen, um die kosten- und
zeitintensiven Anforderungen immer
korrekt und pünktlich umzusetzen.
Abhilfe schafft die Auslagerung der
Entgeltabrechnung an einen externen
Dienstleister.
Kosten sind
nicht alles
Der stärkste Treiber bei
der Entscheidung für
eine externe Lohn- und
Gehaltsabrechnung
ist der Kostenfaktor.
Unternehmen, die
sich für Outsourcing
entscheiden, müssen
Entgeltsoftware nicht
mehr erwerben, bedienen
oder warten. Auch
entfallen zeit- und kostenintensive
Weiterbildungsmaßnahmen
für
interne Abrechner. Die
daraus resultierenden finanziellen Vorteile
sind jedoch nicht der einzige Aspekt,
der für die Auslagerung spricht.
Mindestens genauso wichtig ist es,
Freiräume für inhaltliche Aufgaben zu
schaffen, indem die Lohnbuchhaltung
Amriphoto, iStockphoto.com
das Tagesgeschäft nicht mehr belastet.
Damit diese Versprechen auch eingelöst
werden, sollten wechselwillige Unternehmen
den potenziellen Outsourcing-
Partner nach einer Reihe von Kriterien
genau unter die Lupe nehmen.
Anbieter genau durchleuchten
An erster Stelle steht die Expertise und
langjährige Erfahrung eines Dienstleisters
in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Nur so ist eine professionelle
Beratung von der Auswahl des passenden
Outsourcing-Modells über den gesamten
Projektverlauf hinweg gewährleistet.
Für einige Kunden kann es z. B.
sinnvoll sein, über eine ASP-Lösung Lese-
oder Schreibrechte zu erhalten. Außerdem
spielen Marktstellung und Größe
eine Rolle, da ein Outsourcing-Dienst
langfristig und zuverlässig möglich
sein muss. Die eingesetzte Software,
die gesetzliche Vorgaben automatisch
einhalten und unternehmenseigene Regelungen
berücksichtigen sollte, sowie
die Gestaltung der Verträge und der
Service von Seiten des Anbieters sind
weitere wichtige Punkte.
Vertragsgestaltung beachten
Die Verträge sollten flexibel gestaltet
sein. Kurze Vertragslaufzeiten
gewähren dem Kunden
größtmögliche
Handlungsfreiheit, um
möglichst schnell auf
Veränderungen reagieren
zu können. Die
Abrechnungen sollten
unkompliziert abgewickelt
werden und
die Kosten auf Basis
der tatsächlich abgerechneten
Mitarbeiter
transparent gestaltet
sein. Ebenso sind vorab
das gewünschte
Leistungsprofil und die
möglichen Zusatzleistungen
genau zu prüfen,
um unerwünschte
Extrakosten zu vermeiden. Da es sich
bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
um sensible Unternehmens- und personenbezogene
Daten handelt, muss dem
Datenschutz ein hoher Stellenwert eingeräumt
werden.
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MIDRANGE MAGAZIN · 05/2012