Spezifikationsbericht E-Procurement

BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS
„E-PROCUREMENT“
• Erleichterung des Austauschs und der Auswertung der Angebote durch verstärkte
Nutzung
• standardisierte Dateiformate (z.B. GAEB im VOB-Bereich)
• Verbesserung der Angebotsqualität
• Verbesserung des Außenauftritts
• Unterstützung der Bieter bei der Abgabe formal korrekter Angebote
• Maximale Bieterakzeptanz durch Entgegennahme elektronischer und konventioneller
Angebote
• Effizienzvorteile für die Vergabestelle auch bei konventionell eingehenden Angeboten
• Nachvollziehbare Angebotsbewertung und Zuschlag an den wirtschaftlichsten
Bieter (beispielsweise gem. UfAB-Formel, auch andere Formelansätze müssen in
E-Vergabe-Lösungen abgebildet werden können)
• transparente Informationsdarstellung zu den Vergabeverfahren für die Beteiligten
• Reduzierung des Aufwandes beim Bieter
• Reduzierung des Aufwandes beim Auftraggeber
• Übergang in den Beschaffungsprozess ohne Medienbruch möglich (Voraussetzung
dafür wäre die digitale Signatur)
Eine E-Vergabe-Lösung sorgt für Prozesssicherheit und Transparenz bei der Vergabe
an den wirtschaftlichsten Bieter, unabhängig davon, ob die Angebote elektronisch
oder konventionell abgegeben wurden.
In diesem Zusammenhang ist der Übergang zu einem elektronischen Vergabesystem
nicht nur eine Substitution der bei einer Prozessdurchführung bisher genutzten Technologie
durch eine neue, sondern erfordert in der Regel eine entsprechende Neugestaltung
der Prozesse (Process-Reengineering). In diesem Sinne setzt die Einführung
der elektronischen Ausschreibung/Auftragsvergabe eine integrative Gesamtsicht über
die gesamte Prozesskette von der Entstehung des Bedarfes über die Ausschreibung,
die Vergabe, den Vertragsabschluss bis hin zur elektronischen Bezahlung voraus,
wenngleich den Kommunen überlassen bleibt, bis zu welchem Prozessschritt eine
digitale Unterstützung umgesetzt wird. Alle Beteiligten, sowohl auf der Seite der Bedarfsträger
in der öffentlichen Verwaltung als auch auf der Seite der Bieter, Dienstleister
bzw. Lieferanten in der Wirtschaft, sind involviert. Handlungsrelevant sind in jedem
Fall die rechtlichen Rahmenbedingungen, die sowohl für die Pilotierung der elektronischen
Ausschreibung/Auftragsvergabe als auch nachfolgend deren routinemäßige
Nutzung wesentliche Voraussetzungen darstellen.
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