Spezifikationsbericht E-Procurement

SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS
„E-PROCUREMENT“
Einzelfall handelt. Folgende Aufgaben sind i. d. R. der zentralen Vergabestelle zuzuordnen:
• Aufbau und Betrieb einer zentralen Vergabelösung
• Qualitätssicherung aller erzeugten Ausschreibungen
• Erarbeitung von Dienstanweisungen zum Vergabeverfahren
• Überwachung des Vergaberechts, dessen Änderungen sowie der internen Anpassungsbedarfe
hinsichtlich der Organisation und der Technik
• Aufbau einer Bibliothek mit Standard-Leistungsverzeichnissen bzw. Leistungsverzeichnis-Komponenten
• Korruptionsprävention und Beratung
• Zentrale Stelle zu Fragen des Vergaberechts
• Zentrale Kommunikation mit Bedarfsträgern und Bietern bei Rückfragen zur elektronischen
Verfahrensabwicklung
Neben einer klar definierten Rollenverteilung zwischen Bedarfsträgern und zentraler
Vergabestelle ist auch der Vergabeprozess selbst zu standardisieren und im System
abzubilden. Diese systemunterstützte Standardisierung des Vergabeprozesses innerhalb
der Verwaltung geht mit einer Reduzierung der Prozesskosten einher. Neben
dem Nutzeneffekt innerhalb der Verwaltung ergeben sich durch eine standardisierte
und elektronische Abwicklung des gesamten Vergabeverfahrens auch Nutzenpotenziale
beim Bieter. Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass es hier naturgemäß
historisch gewachsene Prozesse in den unterschiedlichen Verwaltungen gibt, die sich
nicht alle standardisieren lassen. Allerdings sollte der Spielraum für Harmonisierung
nicht unterschätzt werden, handelt es sich doch um einen Prozess, der für alle öffentlichen
Auftraggeber durch das Vergaberecht stark vorstrukturiert ist.
4.2 Der Prozess der Vergabe
Eine elektronische Vergabe-Lösung muss mittelfristig den gesamten Prozess der öffentlichen
Vergabe von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Auswertung
und dem Zuschlag unterstützen. Die Ablauforganisation der elektronischen Vergabe
lässt sich in mehrere Teilprozesse unterteilen, wie wir sie im Folgenden näher
beschreiben werden. Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass die einzelnen Prozessschritte
hier idealtypisch dargestellt sind und in der Praxis – je nach zu beschaffendem
Produkt oder zu beschaffender Leistung – variieren können. Dennoch sollte
sich eine Kommune bei der Einführung an diesem Prozess orientieren und die Digitalisierung
auf die daraus entstehenden Anforderungen abstimmen.
Der Hauptprozess lässt sich grob in die folgenden 3 Phasen gliedern:
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