Spezifikationsbericht E-Procurement

SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS
„E-PROCUREMENT“
Abruf /
Lieferung
Prozessschritt Ablauforganisation
ggf. Reklamation
5.2
Ende
Prüfung der
Rechnung und
Zahlungsanweisung
5.1
Fachamt /
Fachbereich /
Bedarfsträger
Fachamt /
Fachbereich /
Bedarfsträger
Abbildung 9: Teilprozess 5 - Administration
Softwareabbildung
����
Nicht alle Teilprozessschritte werden immer und in jedem Fachbereich und Amt gleichermaßen
durchgeführt. Unterschiede zeigen sich besonders bei den strategischen
Hauptprozessen (Abbildung 4: Teilprozess 1 – Vergabe- und Beschaffungsstrategie
und Abbildung 5). Die operativen Prozessschritte (Abbildungen 6 bis 9) sind dagegen
in allen beschaffenden Stellen vorzufinden.
Die operativen Prozessschritte haben keine längerfristigen Auswirkungen auf das
Vergabewesen und eher eine verwaltende als eine steuernde Funktion. In der Regel
finden diese Prozessschritte pro Vergabevorgang statt.
Die strategischen Prozessschritte haben dagegen längerfristige Auswirkungen auf
das Vergabewesen. Sie haben eine steuernde Funktion und finden in der Regel unabhängig
von konkreten Vorgängen statt. Unter die strategischen Prozessschritte fallen
daher alle Teilprozessschritte, die bei den Hauptprozessschritten „Beschaffungsstrategie"
und „Marktkunde" genannt werden. Diese Prozessschritte werden nicht in
allen Vergabestellen durchgeführt. In der Regel führt die zentrale Vergabestelle diese
Prozessschritte aus, während die dezentralen Nutzer sie partiell ausführen, was eine
konsequente Arbeitsteilung zeigt.
4.3 Funktionale Anforderungen
Eine elektronische Vergabelösung muss den vollständigen Workflow des Vergabeprozesses
entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, wie Verdingungsordnungen,
weitestgehend medienbruchfrei über das Internet abdecken. Der gesamte Vergabeprozess
sollte mittels einer Applikation abgewickelt werden können. Für den Anwender
sollte lediglich der Internetbrowser notwendig sein. Es hat sich gezeigt, dass das
Thema Medienbruchfreiheit sehr pragmatisch behandelt werden sollte. Zwar ist aus
Prozesssicht eine medienbruchfreie Abbildung aller Prozesse vorteilhaft, allerdings
zeigt die Praxis, dass das Voraussetzen einer digitalen Signaturkarte auf Bieterseite
dazu führt, dass nur wenige elektronische Angebote abgegeben werden. Es sollte
daher unbedingt darauf geachtet werden, dass das sog. Mantelbogenverfahren mit
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