Spezifikationsbericht E-Procurement

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SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-PROCUREMENT“ 4 Spezifikation des Verfahrens „E-Procurement“ Die Umsetzung einer elektronischen Vergabelösung kann unterschiedlich weit reichend erfolgen. Der vorliegende Spezifikationsbericht geht von einer vollständigen, weitestgehend medienbruchfreien Umsetzung von VOL-, VOB- sowie VOF-Vergaben aus, wenngleich sich in allen beteiligten Projekten gezeigt hat, dass es vorteilhaft ist, mit jeweils einem VOL-Bereich zu starten und Erfahrungen zu sammeln. Mittelfristig sollte es aber immer um den Aufbau einer umfassenden Vergabelösung gehen. Institutionen, die zu klein für den Aufbau einer Komplettlösung sind, sollten im Verbund mit anderen öffentlichen Institutionen eine gemeinsame Lösung anstreben, wofür es bereits prototypische Lösungen gibt (z.B. Vergabemarktplatz Magdeburg, E-Procurement-Plattform im Rahmen von d-NRW, u.a.). Die dabei zum Einsatz kommenden Softwarelösungen sollten den durch die KGSt aufgestellten Kriterien unbedingt entsprechen und über eine Zertifizierung bzw. über ein juristisches Auditing verfügen. Eine vollständige Workflow-basierte elektronische Vergabelösung sollte die Phasen Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation des gesamten Vergabeprozesses entsprechend der Verdingungsordnungen (VOB/A und VOL/A inkl. des EU-Verfahrens sowie VOF) berücksichtigen. Die Vorteile einer elektronischen Lösung liegen darin begründet, dass die Prozesse über das Internet (i.d.R. mit Hilfe eines Web- Browsers) medienbruchfrei umgesetzt werden können. Keiner der Prozessbeteiligten, weder Vergabestelle noch Bieter, benötigen deshalb eine zusätzliche Applikation auf ihrem PC. Für die Verwendung einer elektronische Vergabelösung sollte lediglich ein Standard-Internetbrowser (ggf. Signatursoftware und Kartenlesegerät) erforderlich sein. Die KGSt erarbeitete in einer Arbeitsgruppe gemeinsam mit unterschiedlichen Firmen einen Kriterienkatalog, der die Anforderungen an ein öffentliches, vergaberechtskonformes elektronisches Vergabesystem beschreibt. Ein Auszug aus dem KGSt-Bericht ist im Anhang des Spezifikationsberichts zu finden (siehe Anhang 2 – Kriterienkatalog für Softwarelösungen zur elektronischen Vergabe, Stand April 2003). 4 4.1 Organisatorische Anforderungen Die Einführung einer elektronischen Vergabelösung stellt alle öffentlichen Auftraggeber vor neue Herausforderungen. Bisherige Organisationsformen müssen überdacht werden und führen so zu einer kritischen Prüfung der bestehenden Organisations- 4 KGSt-Bericht 04/2003 „Elektronische Vergabe und Beschaffung in Kommunalverwaltungen“ 24 von 64
SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-PROCUREMENT“ formen. Grundsätzlich kann als eines der wichtigsten organisatorischen Prinzipien gesagt werden, dass mit Einführung der E-Vergabe die jeweiligen Vorteile einer zentralen sowie einer dezentralen Beschaffungsorganisation kombiniert werden können. Durch die Prozessdigitalisierung können beide Prinzipien erstmals zum Vorteil aller miteinander kombiniert werden. Das Organisationsprinzip orientiert sich folglich primär an den vorhanden und zu realisierenden Prozessen in der Verwaltung und weniger an der zu erfüllenden Funktion und markiert die Umstellung der Verwaltung von einer Funktionslogik, hin zu einer Prozesslogik. Die elektronische Abwicklung des Vergabeverfahrens von der Veröffentlichung der Ausschreibung über die Versendung bzw. Bereitstellung der elektronischen Vergabeunterlagen sowie die Übermittlung der elektronischen Angebote verlangt erweiterte Kenntnisse der Mitarbeiter beim Umgang mit dem neuen System, die zusätzlich zu den erforderlichen Kompetenzen über das Vergaberecht beherrscht werden müssen. Nicht zuletzt die Veränderungen aus dem neuen Vergaberecht haben zur Folge, dass hohe Ansprüche an die Weiterbildung der betroffenen Mitarbeiter gestellt werden. Aufgrund des hiermit verbundenen Aufwands zur Bereitstellung dieses Fachwissens sollte dieses Wissen deshalb in Form einer zentralen Vergabestelle vorgehalten werden. Die Einführung einer elektronischen Vergabelösung unterstützt die zentrale Vergabestelle, indem sie die Anwender durch das gesamte Vergabeverfahren leitet und dabei vielseitige Funktionen, z. B. bei der Terminplanung und -überwachung, anbietet und über Plausibilitätsprüfungen die Qualität gesichert wird. Dezentrale Bedarfsstellen ohne tiefer gehende Expertise im Vergaberecht können auf die zentrale Vergabestelle zurückgreifen und das Vergabeverfahren weitgehend selbständig durch die elektronische Vergabelösung abwickeln. Die zentrale Vergabestelle steht als interner Dienstsleiter für alle zentralen Fragen und Aufgaben als Qualitätssicherer zur Verfügung, übernimmt aber nicht das gesamte Vergabeverfahren für die dezentrale Bedarfsstelle. So wird eine hohe Qualität des Vergabeverfahrens gewährleistet bei gleichzeitiger Entlastung der Bedarfsträger. Gleichzeitig zeichnen die Bedarfsträger im Regelfall für die Definition der Anforderungen in Form eines Leistungsverzeichnisses verantwortlich. Ebenso erfolgt die Einbindung der Bedarfsträger bei der Submission, d. h. die inhaltliche Bewertung der Angebote erfolgt weiterhin durch den Bedarfsträger, ggf. unterstützt durch das elektronische System und die zentrale Vergabestelle. Durch eine elektronische Vergabe-Plattform wird die Zusammenarbeit zwischen Bedarfsträger und zentraler Vergabestelle vereinfacht, da neben einer klaren, von der Software unterstützten Rollenverteilung im Ausschreibungsverfahren auch die medienbruchfreie Kommunikation zwischen den Beteiligten ermöglicht wird, wie z. B. die elektronische Übermittlung des Leistungsverzeichnisses vom Bedarfsträger an die zentrale Vergabestelle. In welcher Form und welchem Umfang die zentrale Stelle bei einem Vergabeverfahren grundsätzlich mit einzubeziehen ist, ist durch die Verwaltung selbst zu definieren und ist in starkem Ausmaß davon abhängig, um welche Beschaffungen es sich im 25 von 64
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