Spezifikationsbericht E-Procurement

SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS
„E-PROCUREMENT“
unterstützt wird und die Bieter immer die Möglichkeit haben, die Angebote handschriftlich
zu signieren.
Zu den grundlegenden Funktionalitäten einer E-Procurement-Lösung zählen:
• Internet-basierte Fachanwendung zur rechtssicheren und anwenderfreundlichen
Durchführung des Prozesses
• Komplettes Vergabeverfahren nach VOL/A, VOF und VOB/A
• Unterstützung aller Prozessschritte – Vorbereitung, Bekanntmachung, Durchführung,
Wertung und Zuschlag
─ die Erfassung der Vergabe
─ die Bekanntmachung einer Vergabe (Veröffentlichung)
─ die Online-Bewerbung
─ das Erfassen der Bewerbungen
─ das Prüfen und Erstellen einer Firmenliste
─ das Bereitstellen der Vergabeunterlagen im Internet
─ das Versenden der Vergabeunterlagen
─ das Abrufen der Vergabeunterlagen im Internet
─ das Versenden von Änderungsmitteilungen
─ die Verwaltung zusätzlicher Informationen zu Vergaben
─ die Online-Abgabe von Angeboten
─ Lieferung eines Offline-Tools zur Angebotsbearbeitung durch den Bieter
─ die Öffnung und Verlesung der Angebote (Submission), einschließlich Protokollierung
• Nutzerführung in allen Vergabearten und Verwendung von Vorlagen
• Übernahme vorhandener elektronischer Dokumente und Formulare in gängigen
Formaten (Word, PDF, Excel, HTML)
• Effiziente Kooperation von Vergabestelle und Bedarfsträger
• Unterstützung elektronischer und papiergebundener Angebote
• Umfassende Wertung aller Angebote nach spezifischen Kriterienkatalogen als
Basis für einen wirtschaftlichen und revisionssicheren Zuschlag
Die genannten Prozessschritte sollen von unterschiedlichen Funktionsträgern (z. B.
Mitarbeiter der Vergabestellen, dezentrale Bedarfsträger) durchgeführt und verantwortet
werden können. Dabei ist eine durchgängige Unterstützung der jeweiligen Mitarbeiter
zu gewährleisten. Dies bedeutet u. a. die automatische Benachrichtigung der
verantwortlichen Mitarbeiter für durchzuführende Prüfungen oder Freigaben, übersichtliche
Aufgabenlisten und Terminüberwachungen. Eine einfache Benutzerführung
in deutscher Sprache mit kontextsensitiver Hilfe ist ebenso Bestandteil wie die Hinterlegung
eines Handbuches und ein vergaberechtskonformer Ablauf jeder Vergabe.
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