Spezifikationsbericht E-Procurement

SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS
„E-PROCUREMENT“
Hier sind u. a. die Punkte: Kommunikationswege, Informationen (kurz- und langfristig),
Signieren von Archivinhalten, Key/ Message-Recovery, Virenschutz, etc. zu berücksichtigen.
4.3.3 Dokumentation
Es sind zielgruppenspezifische Dokumentationen zur E-Vergabe-Lösung beim Systemersteller
einzufordern. Dies umfasst sowohl ein auf die Anwender zugeschnittenes
Anwenderhandbuch, das den Umgang mit dem Verfahren beschreibt, die einzelnen
Masken und deren Felder erläutert sowie typische Prozessschritte darstellt. Ferner
werden auch Dokumentationen für die Fach- und Systemadministratoren benötigt.
Den Anwendern (sowohl den Erstellern als auch den Bietern) sollte zusätzlich eine
elektronische, kontextsensitive Benutzerhilfe in der E-Vergabe-Lösung zur Verfügung
stehen. Alle wesentlichen, für die Benutzung des Verfahrens notwendigen Angaben
sind hierüber zu dokumentieren.
Zudem ist darauf zu achten, dass eine intuitive Benutzung der Anwendung möglich
ist. Die Benutzeroberfläche sollte weitgehend selbsterklärend gestaltet sein und den
Anwender durch das Verfahren führen. Plausibilitätsprüfungen sollten den Bearbeitungsaufwand
reduzieren.
4.4 Technische Anforderungen
Die technische Realisierung einer Vergabeplattform trägt zur Senkung der Kosten der
Beschaffungs- und Ausschreibungsverfahren bei sowie zu einer Erhöhung der Qualität
hinsichtlich Geschwindigkeit, Fehlerfreiheit und des Wettbewerbs unter Beachtung
des Diskriminierungsverbotes und der Einhaltung der Verträge.
Funktional ist sicher zu stellen, dass die Plattform alle internen und externen Ausschreibungsprozesse
– wie Vorbereitung, Bekanntmachung und Durchführung - für
alle Vergabearten und seitens der EU diskutierten Änderungen der Vergaberichtlinien
unterstützt. Zudem muss die Prozesssicherheit und die Transparenz bei der Vergabe
an den wirtschaftlichsten Bieter gewährleistet sein, unabhängig davon, ob die Angebote
elektronisch oder konventionell abgegeben wurden. 5
Die folgenden grundlegenden technischen Voraussetzungen sollten durch die E-Vergabe-Lösung
erfüllt werden:
5 In Abhängigkeit davon, wie ein Bieter sein Angebot abgibt (konventionell in Papierform oder elektronisch), kann man
ggf. nicht mehr von einer medienbruchfreien Prozesskette sprechen. Man hat sich in Magdeburg dafür entschieden,
dass dies der Bieter entscheiden muss, da eine digitale Signatur vielfach (noch) nicht im Einsatz ist. Diese wäre
aber für eine komplett medienbruchfreie Abbildung notwendig.
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