Spezifikationsbericht E-Procurement

SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS
„E-PROCUREMENT“
formen. Grundsätzlich kann als eines der wichtigsten organisatorischen Prinzipien
gesagt werden, dass mit Einführung der E-Vergabe die jeweiligen Vorteile einer zentralen
sowie einer dezentralen Beschaffungsorganisation kombiniert werden können.
Durch die Prozessdigitalisierung können beide Prinzipien erstmals zum Vorteil aller
miteinander kombiniert werden. Das Organisationsprinzip orientiert sich folglich primär
an den vorhanden und zu realisierenden Prozessen in der Verwaltung und weniger
an der zu erfüllenden Funktion und markiert die Umstellung der Verwaltung von
einer Funktionslogik, hin zu einer Prozesslogik.
Die elektronische Abwicklung des Vergabeverfahrens von der Veröffentlichung der
Ausschreibung über die Versendung bzw. Bereitstellung der elektronischen Vergabeunterlagen
sowie die Übermittlung der elektronischen Angebote verlangt erweiterte
Kenntnisse der Mitarbeiter beim Umgang mit dem neuen System, die zusätzlich zu
den erforderlichen Kompetenzen über das Vergaberecht beherrscht werden müssen.
Nicht zuletzt die Veränderungen aus dem neuen Vergaberecht haben zur Folge, dass
hohe Ansprüche an die Weiterbildung der betroffenen Mitarbeiter gestellt werden.
Aufgrund des hiermit verbundenen Aufwands zur Bereitstellung dieses Fachwissens
sollte dieses Wissen deshalb in Form einer zentralen Vergabestelle vorgehalten werden.
Die Einführung einer elektronischen Vergabelösung unterstützt die zentrale Vergabestelle,
indem sie die Anwender durch das gesamte Vergabeverfahren leitet und
dabei vielseitige Funktionen, z. B. bei der Terminplanung und -überwachung, anbietet
und über Plausibilitätsprüfungen die Qualität gesichert wird.
Dezentrale Bedarfsstellen ohne tiefer gehende Expertise im Vergaberecht können
auf die zentrale Vergabestelle zurückgreifen und das Vergabeverfahren weitgehend
selbständig durch die elektronische Vergabelösung abwickeln. Die zentrale Vergabestelle
steht als interner Dienstsleiter für alle zentralen Fragen und Aufgaben als Qualitätssicherer
zur Verfügung, übernimmt aber nicht das gesamte Vergabeverfahren für
die dezentrale Bedarfsstelle. So wird eine hohe Qualität des Vergabeverfahrens gewährleistet
bei gleichzeitiger Entlastung der Bedarfsträger.
Gleichzeitig zeichnen die Bedarfsträger im Regelfall für die Definition der Anforderungen
in Form eines Leistungsverzeichnisses verantwortlich. Ebenso erfolgt die
Einbindung der Bedarfsträger bei der Submission, d. h. die inhaltliche Bewertung der
Angebote erfolgt weiterhin durch den Bedarfsträger, ggf. unterstützt durch das elektronische
System und die zentrale Vergabestelle.
Durch eine elektronische Vergabe-Plattform wird die Zusammenarbeit zwischen Bedarfsträger
und zentraler Vergabestelle vereinfacht, da neben einer klaren, von der
Software unterstützten Rollenverteilung im Ausschreibungsverfahren auch die medienbruchfreie
Kommunikation zwischen den Beteiligten ermöglicht wird, wie z. B. die
elektronische Übermittlung des Leistungsverzeichnisses vom Bedarfsträger an die
zentrale Vergabestelle.
In welcher Form und welchem Umfang die zentrale Stelle bei einem Vergabeverfahren
grundsätzlich mit einzubeziehen ist, ist durch die Verwaltung selbst zu definieren
und ist in starkem Ausmaß davon abhängig, um welche Beschaffungen es sich im
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