Spezifikationsbericht E-Procurement

PRAXISBEISPIELE AUS DEN TRANSFER-KOMMUNEN
5.2 Land Berlin
Das Projekt „Bündelung interner Querschnittsaufgaben der bezirklichen Ebene und
der Hauptverwaltung“ (ProQuer) ist ein zentrales Vorhaben der Neuordnungsagenda
2006. ProQuer ist als ein organisatorisches Dach im Sinne einer „Gesamtlogik“ zu
verstehen, unter dem einzelne Querschnittsaufgaben in Form von Teilprojekten behandelt
werden. Das Thema Beschaffung stellt ein Teilprojekt von ProQuer dar. Das
Projekt ist inzwischen abgeschlossen.
Das Teilprojekt Beschaffung bezieht sich in erster Linie auf der Vergabeordnung für
Leistungen (VOL) basierende Vorgänge. Soweit wie möglich werden auch Vorgänge
nach der Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) einbezogen. Die Reorganisation
von Beschaffungen nach der Vergabeordnung für Bauleistungen (VOB)
wird im Projekt „eVergabe“ unter der Federführung der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung
behandelt. Eine enge Abstimmung beider Projekte ist gewährleistet.
Ein zentrales Ziel des Projekts war die Definition von Mustergeschäftsprozessen
(Festlegung von Aufgaben, Rollen und Abläufen) als Mittel der Standardisierung und
des Qualitätsmanagements sowie als Grundlage für die medienbruchfreien Gestaltung
der Beschaffungsvorgänge im Land Berlin.
Voruntersuchungen hatten gezeigt, dass im Zuge der Verwaltungsreform mit dem
Ziel, die dezentrale Ressourcenverantwortung zu stärken, das Beschaffungswesen in
der Mehrzahl der Verwaltungen auch innerhalb der Behörden dezentralisiert wurde.
Dadurch haben sich sehr unterschiedliche Arbeitsweisen in der Vergabe und Beschaffung
herausgebildet, die insgesamt wenig transparent waren.
Die Unterschiede in den Prozessorganisationen wurden in der Ist-Analyse anhand
ausgewählter Vergabestellen herausgearbeitet. Die Ursachen für die Unterschiede
lagen vorrangig in der jeweiligen Personalausstattung (Kompetenzen und Qualifikationen),
in den verschiedenen Aufgabenschwerpunkten (VOB, VOL) sowie in der von
den Vergabestellen gewählten strategischen Zielstellung (z. B. Qualitätssicherung,
Service, Bedarfsbündelung). Im Einzelnen handelte es sich um die Beschaffung:
• im Bezirksamt Lichtenberg (Schwerpunkt Serviceangebote bei der Vergabe und
Beschaffung bis hin zur Reparatur, Inventarisierung und Aussonderung);
• im Landesverwaltungsamt (Schwerpunkt Bedarfsbündelung im Sammelbestellverfahren);
• für die Polizei (Schwerpunkt Qualitätssicherung in Vergabe und Beschaffung);
• im Bezirksamt Mitte (Schwerpunkt Vergabe);
• im IT-Dienstleistungszentrum (Schwerpunkt Bedarfsbündelung in der IT-
Beschaffung).
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