Spezifikationsbericht E-Procurement

BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS
„E-PROCUREMENT“
3.4 Wirtschaftlichkeit
Die wirkungsvollsten Einsparpotentiale sind weniger durch die Reduzierung der Einkaufspreise,
sondern vor allem durch die Optimierung der verwaltungsinternen Prozesse
und Strukturen zu erzielen.
Eine E-Vergabe-Plattform trägt mittel- bis langfristig zur Senkung der Kosten der Beschaffungs-
und Ausschreibungsverfahren bei. Weiterhin führt die Einführung zu einer
Erhöhung der Qualität hinsichtlich Geschwindigkeit und Fehlerfreiheit sowie hinsichtlich
des Wettbewerbs unter Beachtung des Diskriminierungsverbotes und der
Einhaltung der Verträge. Insofern sind wirtschaftliche Aspekte in diesem Gesamtzusammenhang
unbedingt zu bewerten, wenngleich sie schwer messbar sind.
Diese Wirtschaftlichkeitsfaktoren betreffen auch die Herausforderungen, denen sich
kleine Kommunen stellen müssen, damit diese nicht von vornherein aus Kostengründen
von den Vorteilen der Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien
ausgeschlossen werden. Hier können weitere Nutzenaspekte durch die
gemeinsame Verwendung einer Plattform durch mehrere Kommunen erzielt werden
(sog. regionale Marktplatzlösungen wie bei der Landeshauptstadt Magdeburg, d-
NRW, u.a.).
Kostensenkungen lassen sich prozess- und systembedingt in aller Regel nur durch
einen flächendeckenden Roll-out einer E-Vergabe-Lösung erzielen. Vergleichbar mit
ERP-Systemen oder einem E-Mail-System steigt das Rationalisierungspotential exponentiell
mit der Anzahl der Nutzer. Je mehr Nutzer eine solche Lösung innerhalb
einer Behörde anwenden, desto größer sind die zu erzielenden Einsparpotentiale.
Die verwaltungsweite Einführung der E-Vergabe und der E-Beschaffung wird dann zu
einem vereinfachten, beschleunigten und vergaberechtlich sicheren Verfahren beitragen.
Durch den geringen Bearbeitungsaufwand und schnelleren Zugang zu potenziellen
Lieferanten verringern sich nachweislich Prozess- und Transaktionskosten.
Die qualitativen und quantitativen Verbesserungen entstehen vor allem in den folgenden
Bereichen:
• Durch den Einsatz der E-Vergabe und der E-Beschaffung wird der Arbeitsfluss
(Workflow) des bisherigen Vergabe- und Beschaffungsprozesses neu überarbeitet
und somit Prozessineffizienzen vermieden. Die Digitalisierung vermindert Medienbrüche
und erlaubt, Ausschreibungen schneller und unkomplizierter dem Bieterkreis
zugänglich zu machen. Eine Doppelerfassung von Daten wird durch die
automatisierte Datenübernahme bei späteren Prozessschritten vermieden und
somit die gesamte quantitative Auswertung und Beurteilung beschleunigt.
• Durch die Wiederholbarkeit von Vergabeverfahren, die Nutzung von Archiven
(Bekanntmachung, Leistungsverzeichnisse, Stammdaten, etc.) und die elektronische
Bekanntmachung verbessert sich die Prozessgeschwindigkeit.
• Die Qualität wird durch Standardisierung, automatisierte Auswertungen und Integration
von Best-Practice-Erfahrungen gesteigert.
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