Seite 1 von 71 Druck- und Speicheransicht 21.01.2009 http://www ...

Druck- und Speicheransichthttp://www.landesrecht-bw.de/jportal/portal/t/hb7/page/bsbawueprod.psml;jsessionid...Seite 51 von 7121.01.2009Vorgänge und Eintragungen sind nach Eintritt des Verwertungsverbots mit Zustimmungdes Beamten aus den Personalakten zu entfernen und zu vernichten. Die Frist für dasVerwertungsverbot beginnt mit dem Tage der das Verfahren abschließendenEntscheidung; ist diese anfechtbar, beginnt die Frist mit dem Tage, an dem dieEntscheidung unanfechtbar geworden ist. Absatz 1 Satz 2 und 3 gilt entsprechend. § 42des Landesdisziplinargesetzes bleibt unberührt.§ 113 fAufbewahrung, Vernichtung(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluß von der personalaktenführenden Behördefünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,1. wenn der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienstausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres, inden Fällen des § 66 dieses Gesetzes und des § 31 des Landesdisziplinargesetzesjedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,2. wenn der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mitAblauf des Todesjahres,3. wenn nach dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebenevorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtungentfallen ist.(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Urlaub,Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in demdie Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren.Abweichend von Satz 1 dürfen für Beihilfezwecke eingereichte Belege ausgesondertwerden, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden.(3) Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzteVersorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit einesWiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.(4) Nebenakten, die von einer Beschäftigungsbehörde geführt werden, die nichtzugleich personalverwaltende Behörde ist, sind, soweit sie bei derBeschäftigungsbehörde verbleiben, ein Jahr nach Ablauf des Jahres, in dem der Beamteaus dieser Beschäftigungsbehörde ausgeschieden ist, aufzubewahren.(5) Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sienicht vom zuständigen Archiv übernommen werden.(6) Die für die Versorgung zuständige Behörde hat in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 2und 3 der personalaktenführenden Behörde den Zeitpunkt des Abschlusses derPersonalakten mitzuteilen.§ 113 gDatenverarbeitung in Dateien(1) Personalaktendaten dürfen in Dateien nur für Zwecke der Personalverwaltung oderder Personalwirtschaft verarbeitet werden. Ihre Übermittlung ist nur nach Maßgabe des§ 113 a Abs. 2 und 3 und § 113 d zulässig. Ein automatisierter Datenabruf durchandere Behörden ist unzulässig, soweit durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderesbestimmt ist.(2) Personalaktendaten im Sinne des § 113 a dürfen automatisiert nur im Rahmen ihrerZweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch undorganisatorisch getrennt verarbeitet werden. Dies gilt nicht für Besoldungs- undVersorgungsdaten, die auch bei der Gewährung von Leistungen im Rahmen der Beihilfe