SchlossMagazin Fünfseenland Januar 2019

28 | special seminare und tagungen | Wo soll die Reise hingehen?
Wo soll die
Reise hingehen?
Auswahlkriterien für Seminar-Locations
Unbestritten sind Lage, Ambiente und Ausstattung einer Tagungs- oder Seminar-Location
wichtige Aspekte für das Gelingen der jeweiligen Veranstaltung. Solche äußeren
Faktoren sollten schon bei der Planung des Events berücksichtigt werden. Das Schloss-
Magazin vermittelt Ihnen die wichtigsten Kriterien.
fotos pixabay
Welcher Veranstaltungsort ist nun für welche Form
bzw. Art von Seminaren, Tagungen und Kongressen
grundsätzlich am besten geeignet? Naheliegend
ist zum einen die Erkenntnis, dass zu große Räume
im Verhältnis zur Teilnehmerzahl genauso ungünstig sind
wie zu kleine Räume. Beengte Verhältnisse wirken ebenso
störend wie „schier unendliche Weiten“, in denen sich die Seminarteilnehmer
verloren vorkommen und mental frösteln.
Daher sollte das erste Auswahl-Kriterium die benötigte
Raumgröße sein. Der Veranstalter muss sich klarmachen, mit
wie vielen Teilnehmern er zu rechnen hat bzw. Mindest- oder
Höchsteilnehmerzahlen festlegen. Ein Kongress benötigt
räumlich per se schon ganz andere Ausmaße als jedes Seminar
oder sogar Tagungen. Steht die benötigte Raumgröße
fest, sollte als nächstes die Zusammensetzung der Teilnehmer
auf die Agenda. Handelt es sich um eine innerbetriebliche, ja
vielleicht abteilungsinterne Weiterbildung oder treffen sich
Menschen aus unterschiedlichen Betrieben bzw. Abteilungen.
Auch hiervon hängt zum Teil ab, wie „nahe“ sich die Teilnehmer
kommen können und wie die Kommunikationswege verlaufen
könnten. Sind die Teilnehmer von der Vorbildung her
homogen oder inhomogen? Handelt es sich um reine Männer-,
Frauen- oder gemischte Gruppen? Ja, kennen sich die Teilnehmer
untereinander alle, teilweise oder gar nicht? Muss auf
behindertengerechte Zugänge etc. geachtet werden? Auch
diese Faktoren haben Auswirkung auf die Wahl des Ambientes.
Während Männer in der Regel sachlich-nüchternen Stil
bevorzugen, fühlen sich Frauen in einer optisch wärmeren
Umgebung eher wohl. Hier wären wir schon bei der Art der
Möblierung und Ausstattung angekommen. Handelt es sich um
einen Fachvortrag oder eine Diskussion, ist also eine reine
Sitzbestuhlung vorgesehen, wird grundsätzlich weniger Platz
benötigt als für Tischanordnungen bei Workshops oder Arbeitsgruppen,
die Schreib- und Ablageflächen benötigen.
Grundsätzlich von Vorteil sind technisches Equipment wie Mikrofonanlagen,
Beamer, Computer (-anschlüsse), freies WLAN,
flexible Beleuchtung, Klimaanlage, Verdunkelungsmöglichkeiten
oder zumindest Flipcharts und andere analoge Hilfsmittel.
Deren Einsatz hängt von der Art, dem Themenbereich
und dem Ziel der jeweiligen Veranstaltung ab. Ein „nackter“
Raum eignet sich höchstens für Firmenfeiern oder Betriebsausflüge.
Veranstalter von großen Tagungen oder Kongressen
benötigen ein Team von Technikern und professionellste
technische Ausstattung, um den reibungslosen Ablauf des
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