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B8 <strong>Berliner</strong> <strong>Zeitung</strong> · N ummer 40 · 1 6./17. Februar 2019<br />
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Bildung<br />
Von Julia Felicitas Allmann<br />
AmEndedes Tages sind die<br />
wichtigen Aufgaben erledigt.<br />
Eintolles Gefühl. Um<br />
das zu schaffen, ist im Arbeitsalltag<br />
ein gutes Zeitmanagement<br />
erforderlich. Dabei geht es<br />
nicht nur um Strategien und Tools,<br />
im Kern zählen Überblick und Konzentration.<br />
„Die hohe Kunst eines<br />
guten Zeitmanagements ist, sich<br />
möglichst oft und möglichst lange<br />
auf die wichtigen Dinge zu fokussieren“,<br />
sagt Ivan Blatter,PersonalTrainer<br />
für neues Zeitmanagement aus<br />
Basel. Dafür müsse zunächst klar<br />
sein, auf welche wirklich relevanten<br />
Aspekte es sich zu konzentrieren gilt.<br />
„Wissen Sie das nicht, werden Sie<br />
vermutlich stark fremdgesteuert“,<br />
sagt der Experte.<br />
Werseine Zeit erfolgreich einteilen<br />
will, sollte Blatter zufolge die folgenden<br />
Punkte befolgen: „Übersicht<br />
schaffen und behalten, laserscharfer<br />
Fokus auf die wichtigsten Aufgaben,<br />
konsequent Prioritäten setzen.“ Diese<br />
Schritte seien für jede Person<br />
gleich. Wiesie umgesetzt werden, ist<br />
aber individuell. Manchen Menschen<br />
hilft es, die Aufgaben auf Papier<br />
festzuhalten, anderenutzen lieber<br />
ein digitales Tool.<br />
Verschiedene Methoden<br />
Als Methoden zur Kategorisierung<br />
von Aufgaben gibt es das Eisenhower-Prinzip<br />
oder die ABC-Strategie<br />
(Infokasten). Die „Alpen-Methode“<br />
schlägt folgenden Ablauf<br />
vor: Aufgaben notieren, Länge<br />
schätzen, Pufferzeiten einplanen,<br />
Entscheidungen treffen, Nachkontrolle<br />
durchführen.<br />
Wichtig ist immer, dass man alle<br />
zu erledigenden To-dos kennt, erklärt<br />
Anita Bischof, Trainerin für<br />
Selbstmanagement und Führungs-<br />
Alle wichtigen Termine im Blick: Für ein gutes Zeitmanagement ist es wichtig,sich eine Übersicht zu verschaffen und konsequent Prioritäten zu setzen.<br />
kräftecoach aus Rheinfelden. „Und<br />
zwar nicht nur die offensichtlichen,<br />
sondernauch die Aufgaben, die sich<br />
nicht sofort bemerkbar machen.“<br />
Außerdem sollte man einschätzen<br />
können, was passiert, wenn sie nicht<br />
in der vorgesehenen Zeit bearbeitet<br />
werden. Dashilft, die richtigen Prioritäten<br />
zu setzen.<br />
„Ein weiterer Faktor ist es, den<br />
Aufwand für die Bearbeitung einer<br />
Aufgabe realistisch einzuschätzen“,<br />
sagt Bischof. „Im Coaching höre ich<br />
immer wieder, dass der Zeitbedarf<br />
Den To-do-Tsunami im Griff<br />
Die Zeit läuft davon, die Aufgaben-Liste wird immer länger. Jetzt sind Zeit- und Selbstmanagement gefragt<br />
Das Eisenhower-Prinzip teilt Aufgaben<br />
in vier Kategorien ein. Erstens: „wichtig<br />
und dringlich“. Diese Aufgaben erledigen<br />
Beschäftigte selbst und sofort.Zweitens:<br />
„Wichtig,aber nicht dringlich“. Diese Todos<br />
sollten Arbeitnehmer ebenfalls selbst<br />
übernehmen, aber nicht sofort erledigen.<br />
Drittens: „nicht wichtig,aber dringend“.<br />
Diese Aufgaben können delegiert werden.<br />
Viertens: „weder wichtig noch dringlich“ –<br />
ab in den Papierkorb.<br />
AUFGABEN KATEGORISIEREN<br />
Bei der ABC-Methode unterteilen Berufstätige<br />
ihre Aufgaben je nachWichtigkeit<br />
indie KategorienA,Boder C. Alles,<br />
was wirklich wichtig ist und sofort<br />
erledigt werden muss, bekommt das Label<br />
A. Dinge,die sie später am Tag fertigstellen<br />
oder delegieren können, fallen<br />
in Kategorie B. Und alle eher unwichtigenAufgaben<br />
notieren sie sich unter C.<br />
Diese können sie dann delegieren oder<br />
einfach ganz verwerfen.<br />
DPA<br />
für die Bearbeitung von Aufgaben,<br />
die nicht so häufig vorkommen, unterschätzt<br />
wird.“ Bei der richtigen<br />
Kalkulation helfen Erfahrungswerte.<br />
Oder:Man teiltdie einzelnen Aufgaben<br />
in kleine Schritte ein und schätzt<br />
jeweils die nötige Zeitspanne. „Wie<br />
ein Bergwanderer, der eine große<br />
Tour in einzelne Etappen aufteilt.“<br />
Auch ungeplante Unterbrechungen<br />
kann man in den Griff bekommen,<br />
indem man einen Zeitpuffer<br />
berücksichtigt. „Dabei hilft eine Tagesaufschreibung“,<br />
sagt Bischof. Das<br />
heißt: „Ich dokumentiere etwa eine<br />
Woche lang jeden Tag, was ich von<br />
wann bis wann gemacht habe, und<br />
markiere anschließend, welche Aufgaben<br />
ungeplant waren.“ Das helfe<br />
zu erkennen, womit man seinen Arbeitstag<br />
füllt –vielleicht lassen sich<br />
einige Zeitfresser umgestalten.<br />
Das Ruder herumreißen<br />
Nicht jeder muss sich an feste Strategien<br />
halten, um die eigenen To-dos<br />
zu bewältigen. „Es gibt Menschen,<br />
die machen intuitiv alles so, dass sie<br />
Zeit für die wichtigen Dinge im Leben<br />
haben und ihreAufgaben gelassen<br />
stemmen“, sagt Cordula Nussbaum,<br />
Zeitmanagement-Expertin,<br />
Autorin und Coach aus Sauerlach.<br />
„Bin ich hingegen regelmäßig gestresst<br />
und kann schlecht abschalten,<br />
bleiben wichtige Aufgaben liegen,<br />
schlafe ich schlecht –dann kann<br />
ein Blick auf meinen Umgang mit<br />
Zeit und Aufgaben helfen, das Ruder<br />
herumzureißen.“ Viele Personen<br />
hätten das Gefühl, von den vielen<br />
To-dos erschlagen zu werden. Sie<br />
sollten aktiv werden. „Schauen Sie<br />
sich Ihren Alltag an“, rät Nussbaum.<br />
Ist dieser gut planbar, komme man<br />
in der Regel mit Tipps aus dem klassischen<br />
Zeitmanagement zurecht.<br />
Wereher dem Typ„kreativer Chaot“<br />
entspricht oder in einem sehr dynamischen<br />
und agilen Umfeld arbeitet,<br />
brauche andereMethoden.<br />
Statt einer klassischen Aufgabenliste<br />
empfiehlt Nussbaum diesen<br />
Menschen eine „reisende To-do-<br />
Sammlung“. „Alles aufschreiben,<br />
was uns an offenen To-dos durch<br />
den Kopf schießt“, sagt Nussbaum.<br />
Wichtig: Es ist nicht das Ziel, alle<br />
auch abarbeiten zu wollen. „Sammeln<br />
ja, aber nicht tun“, rät Nussbaum.<br />
„Wir erledigen die Dinge erst,<br />
wenn sie wirklich wichtig sind. Alle<br />
anderen reisen mit uns.“ (dpa)<br />
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