Die Kanzlei strukturieren

3.2 DIE LEISTUNGSPROZESSE
Bestimmen Sie die zu beleuchtenden Leistungsprozesse. Im Kern sind dies:
• Mandats- und Auftragsannahme
• Lohnbuchhaltung
• Finanzbuchhaltung
• Jahresabschlusserstellung
• Steuererklärungen
• Bescheidprüfung und Rechtsbehelfe
• Steuergestaltungsberatung und betriebswirtschaftliche Beratung
Gerne können die Prozesse weiter unterteilt werden. Z.B. könnte die
Finanzbuchhaltung selektiert werden in Einrichtung einer Finanzbuchhaltung,
Erstellung der laufenden Finanzbuchhaltung, Erstellung einer abschlussreifen
Finanzbuchhaltung etc.. Um den Überblick zu behalten, wollen wir dies jedoch
hier nicht tun.
3.3 DIE 10ER-REGEL
Die 10er-Regel ist eine Erfahrungsregel aus dem Qualitätsmanagement, dass die
Kosten der Fehlerverhütung bzw. der Fehlerbehebung in jeder Phase um den
Faktor 10 steigen: wenn Fehler nicht bei Planung und Entwicklung vermieden
werden, sondern erst bei der Gestaltung der Arbeitsschritte und Prozesse
(Arbeitsvorbereitung, Ablauforganisation) bemerkt werden oder sogar erst in der
Fertigung, bei der Endprüfung oder gar beim Kunden - dann sind sie 1 000 mal
höher als die Kosten der Fehlerverhütung in der Planung und Entwicklung.
Daraus leitet sich die Forderung ab, vorauszudenken, welche Fehler
entstehen könnten bzw. ihre Entstehung möglichst zu vermeiden und/oder bei
entdeckten Fehlern die Ursachen der Ursachen der Fehler zu beseitigen. Die
Kosten von Fehlerverhütung bzw. Fehlerentdeckung steigen exponentiell von
Phase zu Phase: von Planung, Entwicklung, Arbeitsvorbereitung, Fertigung,
Endprüfung bis zum Kunden.
Deshalb bedeutet Qualitätsmanagement nicht, Fehler durch verstärkte
Anstrengung und/oder Kontrollen in der Fertigung zu vermeiden. Das ist
angesichts der Komplexität der Fertigungsprozesse, knapp bemessener
Personalkapazität und zunehmender Aufgaben selten möglich, es ist auch
nicht effizient. Vielmehr muss das Potenzial genutzt werden das darin liegt,
bereits die Entstehung von Fehlern durch Planung, Entwicklung und
Arbeitsvorbereitung zu vermeiden. Dabei sind Fehler Lernchancen, die
genutzt werden müssen.
Vorausgesetzt wird dabei immer, dass die Grundidee des Qualitätsmanagements
umgesetzt wird: Qualität lässt sich nur durch beherrschte Prozesse
gewährleisten. Dazu müssen die Prozesse identifiziert, dokumentiert, analysiert,
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