Die Kanzlei strukturieren

Mit Sicherheit sind Ihnen bei Betrachten der oben aufgeführten Punkte die
unterschiedlichsten Gedanken gekommen. Z.B.: „Anschreiben an den
Mandanten, so ein Quatsch.“ Oder: „Belege mit dem Buchungssatz verknüpfen,
was ist das?“. Denken Sie an die Grundregeln des Brainstormings: Hier sind alle
Gedanken erlaubt. Noch so vermeintlich unsinnige Ansätze können sinnvolle
Maßnahmen auslösen (z.B. Schulungen, Veränderungen) oder zu der Erkenntnis
führen, dass keine Maßnahmen notwendig sind. Auch letzteres bringt uns einen
kleinen Schritt weiter.
Erweiterung: Denken Sie regelmäßig nicht nur daran, was in einem einzelnen
Tätigkeitsschritt zu tun ist, sondern auch wer diesen Tätigkeitsschritt
ausführt. Gerade in der Finanzbuchhaltung, aber auch in den
folgenden Prozessen macht es Sinn zu überlegen, ob die
nachgelagerten Prozesstätigkeiten vom Sachbearbeiter ausgeführt
werden müssen. Durch die Standardisierung der Abläufe ist es keine
Seltenheit mehr in den Kanzleien, dass genau diese Tätigkeiten vom
Sekretariat ausgeführt werden. Dies schafft eine weitere Schnittstelle,
die Ihre Prozesse zunächst auf die Probe stellt, jedoch nach der
Validierung nennenswerte Zeitliche Ressourcen bei den
Sachbearbeitern freischaufeln kann. Gerade deshalb wird das
Sekretariat mehr und mehr zum „Support“. Im Übrigen hat die
Erfahrung gezeigt, dass der Support mehr kann, als wir denken. Nach
ein paar „Übungen“ sind die Umstellungen kein Problem mehr. Auch
ein „Absaufen“ der Abteilung gerade zu Stoßzeiten (zum
Umsatzsteuertermin) kann nicht durchgängig beobachtet werden.
Werden die Ressourcen hier dennoch knapp, ist auch der Gedanke
einer Erweiterung der Abteilung „Support“ legitim.
5.3.6 Abrechnung
Passen Ihre Deckungsbeiträge (noch)? Tragen Sie dafür Sorge, dass Sie und
Ihre Mitarbeiter auch unterjährig die Sensibilität und Kenntnis über Aufwand
und Ertrag haben. Besteht eine Unwucht, sollte unverzüglich ein Gespräch mit
dem Mandanten stattfinden. Haben Sie dafür die geeigneten Argumente und
Dokumentationen an der Hand, um nicht nur über eine Anpassung des
Honorars zu sprechen, sondern dies auch begründen und insbesondere
Lösungsvorschläge parat zu haben.
Haben Sie Mut zu diesen Gesprächen, denn Sie erbringen eine qualitativ
hochwertige Leistung. Anhand der Ergebnisse kann der Mandant seine
unternehmerischen Entscheidungen festmachen. Dies ist ein entscheidender
Baustein für seinen Erfolg.
Erbringen Sie an die Finanzbuchhaltung anschließende Tätigkeiten für den
Mandanten, wie z.B. die Übernahme des Zahlungsverkehrs / Mahnwesens
oder gar die Erstellung einer Kosten- oder Planungsrechnung mit Soll-Ist-
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