Die Kanzlei strukturieren

Arbeit mit dazu. Insbesondere die Verwaltung der erarbeiteten
Ergebnisse fällt außerordentlich leicht und nahezu auf Knopfdruck.
Tipp Musterprozesse der Anbieter sollten Sie ausblenden und Ihre
eigenen Abläufe konstruieren. Anschließend schauen Sie in den
Musterprozessen nach, ob Sie etwas vergessen haben. Dies sorgt
dafür, dass Sie Ihre eigenen Prozesse abbilden. Nur so schaffen
Sie wiederum eine Grundvoraussetzung, dass das Geschaffene
später auch gelebt wird.
3.5 DER KONTINUIERLICHE VERBESSERUNGSPROZESS
Stillstand ist Rückstand. Sämtliche geschaffenen Prozesse unterliegen
ständigen Veränderungen. So gibt es Kanzleien, die ihre Prozesse nahezu
wöchentlich verändern und damit optimieren. Wir nennen dies den
kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).
Ein KVP ergibt sich nicht einfach so. Er muss organisiert werden. Dazu ist es
unbedingt notwendig, für klare Verantwortlichkeiten und Befugnisse zu
sorgen. Es macht nicht nur fachlich Sinn, Spezialisten zu haben, ob in den
eigenen Reihen oder in einem Netzwerk. Auch organisatorisch ist dies absolut
sinnvoll, wenn nicht sogar unabdingbar. Überlegen Sie daher gemeinsam mit
Ihren Mitarbeitern, wer als sogenannter Prozessverantwortlicher für die hier zu
beleuchtenden Leistungsprozesse in Frage kommt. Diese Person ist fortan
Ansprechpartner für seinen Bereich und dafür verantwortlich, dass „sein“
Prozess zukünftig weiterentwickelt und optimiert wird.
Letztlich kommt dies einer Implementierung einer weiteren Hierarchieebene
nahe. Sie schaffen „Helferlein“, die Ideen entwickeln und die Kanzlei voran
bringen. Auch hier gilt wieder der Grundsatz: Nutzen Sie das Wissen und die
Stärken der Mitarbeiter. Ein Prozessverantwortlicher muss nicht unbedingt
fachlich die stärkste Person sein. Wichtig ist, dass er oder sie einen Blick über
den Tellerrand zulässt und vor Allem soziale Kompetenz und ein gewisses
Organisationsgeschick mitbringt. Kreativität heißt eben nicht: Stupides
Abarbeiten. Hierfür gibt es Mitarbeiter, die genau daran Spaß haben.
Die Aufgaben für die Prozessverantwortlichen sind:
• Federführend „ihren“ an den Kanzleizielen ausgerichteten Prozess
entwickeln. Der Prozess muss beherrschbar, zielführend und
zukunftsfähig sein.
• Vorstellung und Erläuterung des so geschaffenen Prozesses
• Optimierung und Weiterentwicklung des Prozesses, insbesondere
durch:
o Aufnahme des Wissens und der Ideen aller (anderen) Mitarbeiter.
o Umsetzung der Wünsche und Ziele der Kanzleileitung
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