Die Kanzlei strukturieren

3 VORBEREITUNGEN
3.1 DAS PROJEKT
Bedenken Sie, dass die Optimierung Ihrer Kanzlei keine Aufgabe darstellt,
sondern ein Projekt. Wir benötigen also ein Projektmanagement. Ein
Projektmanagement ist in der Branche des steuerberatenden Berufs kein
gängiger und insbesondere alltagsimplementierter Begriff. Daher im
Folgenden ein kleiner Überblick über das, was wir hierzu benötigen:
• Einen Projektleiter (hauptverantwortliche Person)
• Einen Projektplan (wo fangen wir an und wo hören wir auf)
• Projektetappen (Vorbereitungen, Umsetzungsschritte, Nachschau)
• Mindestens ein Projektziel
Es ist zu empfehlen, sich bereits im Vorfeld mit weiteren Grundsätzen des
Projektmanagements auseinanderzusetzen. Eines ist dabei garantiert: Sie
können dies gut in der Zusammenarbeit und im Beratungsgeschäft mit Ihrem
Mandanten gebrauchen.
Als Projektleiter bietet es sich regelmäßig an, sich selbst als Kanzleileitung
einzusetzen. Überlegen Sie jedoch, ob dies tatsächlich sinnvoll ist.
Ein übergreifender Projektplan kann ganz einfach in Excel geführt werden.
Alternativ bietet sich auch geeignete Software an, die zum Teil sogar als
freeware bezogen werden kann. Wichtig ist es zu erkennen:
• Was haben wir vor?
• Welche Aktion ist konkret geplant?
• Wer kümmert sich um die Umsetzung?
• Wann beginnen wir mit der Umsetzung?
• Wann sind wir fertig?
• Wie ist der Status (offen, in Bearbeitung, erledigt)?
Hieraus ergeben sich bereits die Projektetappen und einzelne Ziele. Sie
werden sehen. Bereiten Sie daher diese Werkzeuge zunächst einmal nur vor
und machen sich an dieser Stelle noch keine Gedanken über Inhalte. Dies
beleuchten wir später. Schließlich ist das ja die tatsächliche Herausforderung.
Wichtig
Bauen Sie keinen Elfenbeinturm. Das schadet der Umsetzungsgeschwindigkeit.
Finden Sie daher ein optimales Maß zwischen
Planungsintensität und Umsetzungsgeschwindigkeit!
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