Die Kanzlei strukturieren

3.4 SCHREIBE AUF WAS DU TUST UND TU DAS,
WAS DU AUFGESCHRIEBEN HAST
Es ist immer wieder interessant: Es fällt uns schwer, das aufzuschreiben, was
wir täglich tun. Die Automatismen greifen derart stark, dass wir uns oftmals
nicht mehr darüber bewusst sind, was wir tun.
Um dieses Bewusstsein wieder zu schärfen, gehen wir gemeinsam ins
Trainingslager. In dem Moment, wo wir unser Tun in Worte fassen, findet ein
Optimierungsprozess statt. Wir werden genötigt, unsere Vorgehensweise in
einzelne Schritte zu zerlegen und sozusagen in Scheiben zu schneiden. Dabei
ist es eine immense Aufgabe exakt zu beschreiben, was wir hier jeweils genau
tun. Wir reflektieren uns selbst.
Spannend wird die ganze Sache dann, wenn Sie Ihre Kolleginnen und
Kollegen oder Mitarbeiter mit dazu holen. Es ist immer wieder hochinteressant
zu sehen, wie die Arbeitsweisen in Kanzleien doch sehr unterschiedlich sind.
Dies gilt nicht nur von Kanzlei zu Kanzlei, sondern auch die Vorgehensweisen
binnerhalb einer Praxis. In dem Moment, wo Sie gemeinsam Ihr Tun schriftlich
zusammenfassen und sich selbst gemeinsam reflektieren, treten diese
Sachverhalte an die Wasseroberfläche.
Nutzen Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter. Sie haben ein tolles Team und ein
unfassbar großes Wissen in der Kanzlei. Das kann fast schon garantiert
werden. Über die beschriebene Vorgehensweise sammeln Sie das Wissen
und filtern sozusagen die optimalen Vorgehensweisen und Wissensstände in
einem schriftlichen Werk zusammen. Zwischenfazit: Wir schreiben unser
Kanzleiwissen gemeinsam auf und optimieren damit unsere Abläufe.
Es ist kein Geheimnis: Kommunikation ist das A und O. Nicht nur in der
Familie und in der Freizeit sondern gerade in einem Unternehmen.
Tue also Gutes und sprich darüber lautet die Devise. Haben wir
unser Wissen nunmehr gesammelt und niedergeschrieben so
macht es Sinn, dass geschriebene Wort zu einer allgemeinverbindlichen
Arbeitsweise festzulegen.
Dabei ist zu beachten, dass wir Menschen – also Mitarbeiter und Mandanten
– grundsätzlich verschieden sind. Dabei gibt es kein falsch oder richtig,
sondern nur ein anders. Nur so kommen auch die individuellen Stärken der
Mitarbeiter überhaupt zutage. Pressen wir nun alles zu 100% in ein festes
Schema, ist die Unzufriedenheit der Beteiligten vorprogrammiert. Aus diesem
Grunde ist es wichtig festzulegen, an welchen Positionen des Prozesses
gewisse Freiräume bestehen. Dies ist ein sehr schmaler Grat, denn über die
Definitionen wollen wir ja eigentlich eine einheitliche Systematik festlegen. Hier
haben wir ein typisches Beispiel für die Interaktionen von Effizienzsteigerung
vs. Mitarbeiterzufriedenheit.
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