Die Kanzlei strukturieren
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
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ende Qualitätsbewusstsein (weiter-) entwickelt und verantwortlich ist für Sachverhalte,<br />
die vielleicht früher im Aufgabengebiet des Berufsträgers lagen. In der<br />
Regel nehmen der zeitliche Mangel und damit die Enge des Flaschenhalses in<br />
der <strong>Kanzlei</strong> mit zunehmendem Ausbildungsniveau zu. Es macht also Sinn,<br />
Tätigkeiten „nach unten“ zu delegieren. Wie oben bereits zum kontinuierlichen<br />
Verbesserungsprozess beschrieben ist ein 4-Augen-Prinzip unabdingbar. Nur so<br />
kann ein eindeutiger Abgleich des Soll- mit dem Istzustand erfolgen.<br />
Tipp: Sehen Sie beim 4-Augen-Prinzip wechselnde Schwerpunkte vor. Legen Sie<br />
den Fokus mal auf das Buchungsverhalten und sehen Sie bestimmte Konten ein,<br />
mal auf das Prüfen der BWA oder spezielle andere, ausgesuchte Themen.<br />
Wichtig<br />
Halten Sie die Auffälligkeiten schriftlich fest und besprechen Sie<br />
dies mit dem jeweiligen Sachbearbeiter (einzelfallbezogene<br />
Sichtweise). Zusätzlich halten Sie die Häufigkeiten einzelner<br />
Feststellungen fest (gerne in einer Strickliste) ohne<br />
Rückverfolgbarkeit und beobachten Sie die Entwicklung in einer<br />
Zeitschiene.<br />
In jedem Fall erfolgt noch eine (nachgelagerte) Qualitätssicherung mit<br />
Erstellung des Jahresabschlusses bzw. der Einnahmen-Überschußrechnung.<br />
Genau an dieser Stelle stehen wir (erneut) vor der grundsätzlichen<br />
Überlegung, ob die Bearbeitung von Finanzbuchhaltung und anschließendem<br />
Jahresabschluss in einer Hand liegen soll bzw. darf. Letztlich muss das jede<br />
<strong>Kanzlei</strong> selbst entscheiden und die Entscheidung ist von vielen Kriterien<br />
abhängig, wie beispielsweise der <strong>Kanzlei</strong>größe. Qualitätsfetischisten werden<br />
eine Trennung der beiden Bereiche bevorzugen und die entstandene<br />
Schnittstelle für Kommunikation und Verbesserung nutzen.<br />
5.3.5 Nachgelagerte Tätigkeiten<br />
Wie im Lohnprozess können mitunter die nachgelagerten Prozesstätigkeiten<br />
einen nennenswerten zeitlichen Umfang einnehmen. Zu diesen Tätigkeiten<br />
gehören beispielsweise:<br />
• Auswertungen intern ablegen<br />
• Auswertungen an den Mandanten übertragen / übersenden<br />
• Anschreiben erstellen<br />
• ungeklärte Posten anfordern<br />
• Umsatzsteuer-Voranmeldung abrufen / ZM erstellen<br />
• Belege des Mandanten (für den Jahresabschluss) kopieren/scannen<br />
• Belege mit dem Buchungssatz verknüpfen<br />
• Deckungsbeitrag prüfen (Anpassung des Honorars notwendig)<br />
• Rechnung schreiben<br />
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