Die Kanzlei strukturieren

Veröffentlichung Gegenstand des Auftrages? Was kostet diese Leistung? Ist ein
Bilanzbericht anzufertigen? Wird eine Jahresabschlussbesprechung gewünscht?
Tipp
Klären Sie diese Fragen zuvor ab, am besten schriftlich.
5.4.3 Durchführung
Konzentrieren Sie sich bei der Jahresabschlusserstellung auf die tatsächlichen
Abschlusstätigkeiten. Zum Teil ist in Kanzleien erkennbar, dass eine verbesserte
13. Finanzbuchhaltung erstellt wird, weniger ein wirklicher Jahresabschluss.
Notwendige fachliche Kompetenzen sind also unabdingbar. Das klingt derart
selbstverständlich, das es schon fast peinlich ist, dies hier niederzuschreiben.
Dennoch: Hinterfragen Sie sich und Ihr Team wieder einmal kritisch.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der der sogenannten Arbeitspapiere. Natürlich
soll das, was Sie tun, nachvollziehbar und vor allem Rückverfolgbar sein. Des
Häufigeren ist jedoch zu beobachten, dass umfangreiche und zum Teil nicht
sinnige Arbeitspapiere angefertigt werden, die letztlich viel Zeit kosten – Zeit,
die wir ja für Beratungsleistungen nutzen wollen. Beurteilen Sie, ob in Ihrem
Hause einheitliche und sinnvolle Arbeitspapiere angefertigt werden. In der
Regel werden nur für wenige und besondere Fälle tatsächlich mitgeltende
Unterlagen benötigt: Manchmal ist weniger mehr und es lassen sich wichtige
Informationen bereits im Buchungstext oder im Konto erfassen bzw. erkennen.
Alles Weitere wäre dann eine „Abschreibübung“.
5.4.4 Qualitätssicherung
Es soll Kanzleien und Fälle geben, in denen die Kanzleileitung oder ein
Berufsträger nicht mehr über den Jahresabschluss schaut. Auch hier gilt: Das 4-
Augen-Prinzip ist die einfachste und wichtigste Form der Qualitätssicherung.
Auch nicht in allen Kanzleien selbstverständlich ist die Besprechung des
Jahresabschlusses mit dem zuständigen Sachbearbeiter. Nehmen Sie sich
mindestens eine viertel Stunde Zeit und besprechen Sie als Berufsträger den
Abschluss mit dem Sachbearbeiter. Oftmals haben Sie eine ganz andere
Sichtweise der Sachverhalte, als der Mitarbeiter. Während Sie die
Zusammenhänge und Veränderungen wahrnehmen und die Ergebnisse
verplausibilisieren, sieht der Sachbearbeiter die Jahresabschlusspositionen
kontenbezogen. Dies ist doch eine tolle Ergänzung!
Tipp
Nehmen Sie die (besprochenen) Ergebnisse in einer gesamtheitlichen
Tabelle auf. Stellen Sie sachlich fest, an welchen Stellen Sie
Auffälligkeiten in der Jahresabschlusserstellung festgestellt haben. In
der Regel ist zu beobachten, dass immer wieder die gleichen
„Klassiker“ auffallen bzw. Fehler gemacht werden. Nehmen Sie diese
nach deren Anzahl und begründen Sie damit ggf. erforderliche
Schulungen. Des Weiteren macht es Sinn, diese durch den
Prozessverantwortlichen in den Prozess / die Checkliste aufzu-
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