Die Kanzlei strukturieren

5.5 BESCHEIDPRÜFUNG UND RECHTSBEHELFE
5.5.1 Prozessziele
Klassisches aktuelles Prozessziel ist auch hier die Digitalisierung und die
Nutzung von vorhandenem Datenmaterial. Die Stichworte lauten Steuerkontoonline,
Vollmachtsdatenbank und elektronischer Bescheidabgleich. Über diese
Methoden lässt sich die Durchlaufgeschwindigkeit von Steuererklärungen, aber
und gerade auch von Steuerbescheiden zum Teil nennenswert verkürzen.
Bedenken Sie den enormen Multiplikatoreffekt. Prüfen Sie doch einmal folgende
Faustformel: Pro Mitarbeiter der Kanzlei (vollzeitäquivalent) bearbeitet die Kanzlei
ca. 160 Steuerbescheide pro Jahr. In einer Kanzlei mit beispielsweise 12
Mitarbeitern sind dies fast 2.000 Bescheide.
Nun überlegen Sie bitte, wie lange ein einzelner Steuerbescheid bei Ihnen im
Hause unterwegs ist. Aus dem Bauch geschossen werden Sie sagen: Keine 5
Minuten, wenn der Bescheid in Ordnung ist. Dem jedoch ist entgegenzuhalten,
dass gerade die vor- und nachgelagerten Prozesstätigkeiten je nach Organisation
aufwendig sein können. So wird der Bescheid im Fristenkontrollbuch eingetragen
und dort überwacht. Der Bescheid wird dem Berufsträger zur Kenntnis vorgelegt.
Es wird eine Kopie / ein Scann zu den Unterlagen genommen (vor oder nach der
Prüfung). Der Bescheid wird zum Sachbearbeiter zur Prüfung weitergereicht.
Nach der Prüfung wird ein Anschreiben angefertigt. Abschließend gibt der
Berufsträger das Schreiben und den mit Prüfungsvermerken versehenen
Bescheid durch Unterschrift frei, abschließend wird der Bescheid im
Fristenkontrollbuch ausgetragen und es erfolgt eine Eintragung im
Postausgangsbuch. Hier kann der Bescheid schon einmal 45 Minuten lang
unterwegs sein. Reduzieren Sie dies auf 30 Minuten, bedeutet dies eine zeitliche
Optimierung von 15 Minuten x 2.000 Bescheide, also 30.000 Minuten. In der
Annahme, dass sich hier rund 1/3 Grundlagen und Folgebescheide überlappen,
sprechen wir noch immer über 20.000 Minuten pro Jahr. Dies sind 333 Stunden
oder 42 Arbeitstage zu 8 Stunden! Es lohnt sich also!
5.5.2 Vorgelagerte Prozessschritte
Nutzen Sie die Daten, die Sie bekommen können und denken Sie über die
Annahme elektronischer Daten und einen elektronischen Bescheidabgleich
nach. Organisieren Sie dies über ein elektronisches Fristenkontrollbuch.
Lassen Sie möglichst viele Tätigkeiten durch den Support ausführen.
5.5.3 Durchführung
Die oben bereits beschriebene Durchführung beinhaltet in der Regel einige
Potenziale. Beleuchten Sie den Prozess hierauf. Selbstverständlich werden Sie
nachher keine Checkliste einsetzen. Es macht dennoch Sinn, die einzelnen
Schritte Ihres Prozesses aufzuschreiben und letztlich zu definieren. Denken Sie
daran: „Schreibe auf was Du tust und tue das, was Du aufgeschrieben hast“ ist
die Basis und das Hilfsmittel des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
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