Die Kanzlei strukturieren

Letztlich gilt: Je weniger Aufwand wir betreiben, desto schlanker ist der
Prozess. Vermeiden Sie Doppelerfassungen und tragen Sie dafür
Sorge, dass Informationen nicht auf Zuruf und schon gar nicht
mündlich zu Ihnen gelangen. Denken Sie an die 10er-Regel.
Von weiterer entscheidender Bedeutung ist die Antwort auf die Frage, ob Sie
als Kanzlei eine Holschuld zur Einbringung der Bewegungs- und Stammdaten
haben, oder ob der Mandant grundsätzlich eine Bringschuld hat. Letzteres ist
der effizientere Weg, über den der Mandant entsprechend informiert werden
sollte. Nichts ist lästiger und aufwendiger, als dem Mandanten
hinterherzulaufen. Erhalten Sie also keine Informationen, gehen alle davon
aus, dass es keine Änderungen zum Vormonat gibt. Fallen dann dem
Mandanten doch mal wieder Änderungen ein, kostet dies zusätzliches
Honorar. Erziehen Sie Ihre Mandanten!
5.2.3 Durchführung
Die tatsächliche Auslösung der Verarbeitung nimmt nur einen relativ geringen
Umfang des Gesamtprozesses ein. So ist Inhalt der Durchführung letztlich
„nur“ das maschinelle Auslösen der Abrechnungen. Entscheidend zur
Optimierung ist die optimale Nutzung des Werkzeuges Technik. Bestehende
Potenziale im Einsatz mit den Programmen sollten Sie unbedingt nutzen.
Denken Sie auch hier wieder an die Vorerfassungssysteme.
5.2.4 Qualitätssicherung
Im Rahmen der Qualitätssicherung erfolgt in der Regel eine sogenannte
Eigenkontrolle, z.B. das Erstellen einer Probeabrechnung. Dies bedeutet, dass
ein 4-Augen-Prinzip (die einfachste Form der Qualitätssicherung) in der Regel
nicht betrieben wird. Damit nicht jeder „im eigenen Saft kocht“, überlegen Sie, in
regelmäßigen Abständen zumindest in Stichproben die Löhne im Hause zu
„tauschen“. Die Sachbearbeiter wechseln – und wenn nur für einen Monat – die
Mandate, um anschließend über die gesammelten Erfahrungen zu berichten.
In vielen Kanzleien ist die Lohnabteilung eine „Blackbox“. Die Kanzleileitung
beherrscht diesen Prozess oftmals nicht oder nur im Ansatz. Genau dies birgt
Gefahren, denn der Lohn ist einer der wichtigsten Prozesse in der Kanzlei. Durch
die enorme Auswirkung aufgrund des eintretenden Multiplikatoreffektes der
einzelnen Lohnabrechnungen ist die Eintrittswahrscheinlichkeit und Entdeckungswahrscheinlichkeit
und damit das Risiko durch einen Fehler hoch. Dies
nimmt den Prozessverantwortlichen ganz besonders in die Pflicht, über Vorkommnisse
zu berichten und entsprechende Gegenmaßnahmen zu generieren
(KVP).
5.2.5 Nachgelagerte Tätigkeiten
Ist der Lohn erstellt und wird dieser für in Ordnung befunden, ergibt sich in der
Regel ein Rattenschwanz an Folgeaktionen. Dies sind beispielsweise:
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