Die Kanzlei strukturieren

Vergleichen, so sind diese Tätigkeiten eindeutig von denen der
Finanzbuchhaltung zu trennen und auch abzurechnen. Bedenken Sie: Das
eine hat mit dem anderen nichts zu tun, auch wenn der Mandant dies anders
sieht! Der Mandant soll und muss erkennen, dass Sie zum 10. des
Folgemonats nicht auf den berühmten Knopf drücken. Zeigen und erklären Sie
dem Mandanten die vielen Knöpfe, auch wenn er das nicht hören will: In
diesem Moment drückt er nämlich bei Ihnen Knöpfe!
5.4 JAHRESABSCHLUSSERSTELLUNG UND STEUERERKLÄRUNGEN
5.4.1 Prozessziele
Überlegen Sie hier doch einmal für sich selbst: Was könnte man für den
Prozess Jahresabschluss als Ziel setzen?
Folgende Klassiker sind zu nennen:
1. Bei einer abschlussreifen Finanzbuchhaltung sollte der Jahresabschluss
schnell von der Hand gehen. Ob dies tatsächlich eintritt, könnte anhand
der für die Erstellung der Jahresabschlüsse anfallenden Zeiten gemessen
werden. Gehen die Entwicklungen nicht in die richtige Richtung, sollten
sich die Prozessverantwortlichen Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss
unterhalten. Des Weiteren ist die Erwartung, dass die
Erledigungsquoten zu den entscheidenden Stichtagen 30.06., 30.09. und
31.12. stetig verbessern. Gleichen Sie die Erwartungen mit den Ist-
Zuständen Ihrer Auftragsplanung und Auftragsüberwachung ab.
2. Der Jahresabschluss stellt die Anschlussschnittstelle zur Beratung dar.
Ziel könnte sein – die durch die Finanzbuchhaltung entstandenen freien
Ressourcen in der Jahresabschlusserstellung – für Folgeprodukte zu
nutzen. Das Ziel könnte lauten: Implementierung mandantenorientierter
betriebswirtschaftlicher Beratung. Denn eins ist sicher: Effizientere
Prozesse machen nur Sinn, wenn sie für eine Umsatzsteigerung genutzt
werden. Ebenfalls ist sicher: Es ist leichter bei einem Bestandsmandanten
einen Zusatzauftrag zu generieren, als einen neuen Mandanten zu
gewinnen. Als Maßnahme bietet sich die Potenzialanalyse an, die wir
bereits in unserer ersten Ausgabe beschrieben haben.
5.4.2 Vorgelagerte Prozessschritte
Zu diesen Prozessschritten gehören insbesondere:
• Übernahme- und Schnittstellenprozesse zur Finanzbuchhaltung und
• Vorüberlegungen vor Beginn der Abschlussarbeiten.
Die Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung sind nicht nur aus den oben
beschriebenen Gründen (Qualitätssicherung der im Hause angefertigten
Finanzbuchhaltung wichtig. Gerade in den Fällen, in denen der Mandant selbst
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