Die Kanzlei strukturieren
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
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3. Anlagevermögen: Wir nutzen die Soforterfassung des Anlagevermögens<br />
und buchen die AfA pro rate temporis über die Programmfunktion.<br />
Differenzen sind abzustimmen.<br />
4. Klärungskonto: Das Klärungskonto wird monatlich auf den Saldo 0,00 EUR<br />
gebracht. Sachverhalte, die vom Mandanten binnen drei Monaten<br />
nicht geklärt werden können, werden ausgebucht (Provokantes<br />
Beispiel: Beträge im Soll gegen privat ohne VoSt, Beträge im Haben<br />
als Umsatzerlös mit 19% USt)<br />
5. Lohnkonten: <strong>Die</strong>se buchen wir immer als Stapel elektronisch ein und nutzen<br />
auch bei 4/3-Rechnern die Bruttolohnverbuchung. <strong>Die</strong> Lohnkonten<br />
sind monatlich abgestimmt.<br />
6. Opos: Eine Opos-Liste ist für uns dann sauber, wenn...<br />
7. Umsatzsteuer: Das Ergebnis der Umsatzsteuer-Zahllast ist der Höhe nach<br />
auf Plausibilität zu beurteilen.<br />
8. Kasse: Es ist eine Kassenminusprüfung durchzuführen. Ist erkennbar,<br />
dass die Kassensturzfähigkeit nicht gegeben ist oder bei einer<br />
Außenprüfung aufgrund mangelhafter Kassenführung mit<br />
Hinzuschätzungen gerechnet werden kann, so ist unverzüglich die<br />
<strong>Kanzlei</strong>leitung zu informieren.<br />
9. BWA: Bei Durchsicht der BWA ist zu prüfen, ob nennenswerte<br />
Veränderungen in der Zeitreihe und/oder dem Vorjahresvergleich<br />
plausibel sind. Im Zweifel ist der Mandant bzw. der Berufsträger<br />
hinzuzuziehen. Gegebenenfalls leiten sich betriebswirtschaftliche<br />
Beratungen hieraus ab...<br />
10. Anträge: Es ist zu prüfen, ob Anträge auf Anpassung der Ertragsteuervorauszahlungen<br />
zu stellen ist bzw. der Mandant auf eine<br />
Rücklagenbildung hinzuweisen ist.<br />
Grundsätzlich bestehen auch in der Finanzbuchhaltung zwei klassische<br />
Möglichkeiten der Qualitätssicherung. Zum einen die Eigenbeurteilung und zum<br />
anderen die Fremdbeurteilung (4-Augen-Prinzip). Bei einer Eigenbeurteilung<br />
prüft der Sachbearbeiter die vorgenannten Schritte und ist für die Qualität der<br />
Finanzbuchhaltung eigens verantwortlich. Bei der Fremdbeurteilung erfolgt ein<br />
klassisches 4-Augen-Prinzip, z.B. durch den Berufsträger / Inhaber, Teamleiter,<br />
Prozessverantwortlichen oder Jahresabschlusssachbearbeiter.<br />
Zu empfehlen sind unbedingt beide Alternativen. Ob eine monatliche Fremdbeurteilung<br />
notwendig ist, entscheiden Sie, gegebenenfalls im definierten<br />
Einzelfall. <strong>Die</strong> Eigenkontrolle ist wichtig, damit der Sachbearbeiter das entsprech-<br />
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