Die Kanzlei strukturieren
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
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Merke:<br />
Bei der Erarbeitung der Potenziale werden Sie feststellen, dass es<br />
auch bei Ihnen Potenziale gibt. Vielleicht sind gewisse technische<br />
Voraussetzungen und erforderliches Wissen nicht vorhanden.<br />
Nehmen Sie diese Dinge unbedingt in den Schulungsplan auf.<br />
Nutzen Sie auch hier wieder die Stärken und Interessen Ihrer<br />
Mitarbeiter.<br />
5.3.3 Durchführung<br />
<strong>Die</strong> Ansprüche an die Mitarbeiter zur Anfertigung einer Finanzbuchhaltung sind<br />
in den letzten Jahren mehr und mehr gestiegen. Neben den fachlichen<br />
Qualifikationen sind umfangreiche technische Kenntnisse notwendig. Der<br />
Sachbearbeiter ist schon längst zum „Buchhaltroniker“ geworden. Mithin ist es<br />
unbedingt erforderlich, dass jeder Mitarbeiter hierfür die notwendige Kenntnis und<br />
Sensibilität besitzt. Doch zurück zum Fachlichen: Ist es das erklärte Ziel, eine<br />
qualitativ hochwertige Finanzbuchhaltung zu erstellen, sind entsprechende<br />
abschlussrelevante Kenntnisse beim Sachbearbeiter erforderlich. Überlegen Sie<br />
selbstkritisch, inwieweit dies bei Ihnen der Fall ist. Es ist von Vorteil, wenn ein<br />
Fibu-Sachbearbeiter zumindest auch kleinere Jahresabschlüsse anfertigen kann<br />
oder zumindest könnte.<br />
Zusätzlich verändern sich die Prozesse zunehmend „zum Mandanten hin“. <strong>Die</strong><br />
Aufzeichnungspflichten und deren Einhaltung rücken gerade bei<br />
bargeldintensiven Mandaten zunehmend in den Fokus. Spontane<br />
Kassennachschau, GoBD, Verfahrensdokumentation und ähnliche „Schimpfwörter“<br />
lösen mandantennahe Prozesse aus, die beherrscht werden sollten.<br />
Kenne ich mich im täglichen Mandantenkontakt hier nicht aus und bin ich hierauf<br />
nicht sensibilisiert, bestehen Risiken – in viele Richtungen. Aus dieser<br />
Überlegung heraus schließen sich nunmehr weitere Kreise. Bei Abnahme der<br />
Erfassungstätigkeiten durch das Nutzen von Daten und zunehmender<br />
Digitalisierung ist es eine Chance, sich diesen Begebenheiten anzunehmen, an<br />
den Mandanten „heranzurücken“ und aktiv zu beraten – wenn es denn meiner<br />
<strong>Kanzlei</strong>strategie entspricht.<br />
5.3.4 Qualitätssicherung<br />
Ein grober Qualitätsgrundsatz wurde ja bereits in Ziel 1 benannt. Nun gilt es hier,<br />
Farbe zu bekennen und abzugleichen, ob der vorliegende Ist-Zustand mit dem<br />
Soll-Zustand übereinstimmt. Sie haben nunmehr die einmalige Gelegenheit, den<br />
Soll-Zustand zu definieren. Das ist gar nicht so schwer: Denken Sie an die<br />
beschriebenen Grundsätze: Zerlegen Sie den Prozess(punkt) in seine<br />
Einzelheiten und definieren Sie, was zu tun ist – von grob nach fein. Z.B.:<br />
1. Sachkonten: <strong>Die</strong> Sachkonten sind vollumfänglich abzustimmen.<br />
2. EB-Werte: <strong>Die</strong> EB-Werte sind wann und von wem zu buchen?<br />
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