Die Kanzlei strukturieren
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
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5 JETZT GEHT’S LOS!<br />
Eine Prozessoptimierung ist letztlich eine Stärken-Schwächen-Chancen-<br />
Risiken-Analyse. Wir wollen uns innerhalb der Leistungsprozesse mit den<br />
wesentlichen Punkten beschäftigen. <strong>Die</strong>se haben sich jeweils auf der Basis<br />
jahrelanger Erfahrungswerte aus den Analysen von mehr als 200 <strong>Kanzlei</strong>en<br />
herauskristallisiert. Sie bilden die „big points“, an denen die Wertschöpfung<br />
und Zufriedenheit der Beteiligten durch Optimierungen am ehesten und<br />
nachhaltigsten gesteigert werden kann.<br />
Da jeder Prozess im Grundaufbau gleich ist, sind diese groben Strukturpunkte<br />
im Folgenden für alle Leistungsprozesse einheitlich beleuchtet, mit Ausnahme<br />
der Mandats- und Auftragsannahme.<br />
5.1 MANDATS- UND AUFTRAGSANNAHME<br />
<strong>Die</strong> Mandats- und Auftragsannahme steht am Beginn des gesamten gemeinsamen<br />
Lebenszyklus mit dem Mandanten. <strong>Die</strong>ser Prozess ist daher der wohl<br />
Wichtigste überhaupt. Genau aus diesem Grund werden wir in einer gesonderten<br />
Ausgabe hierzu detailliert berichten. Wir haben im Anhang den Prozess auch<br />
einmal grafisch dargestellt, um die Komplexität des Ganzen zu unterstreichen.<br />
5.2 LOHNBUCHHALTUNG<br />
5.2.1 Prozessziele<br />
Da sich auch hier der Ablauf an unserem Musterprozess orientiert,<br />
unterscheiden wir auch hier in die vorgelagerten und nachgelagerten<br />
Prozessschritte, wie selbstverständlich ebenso die Kernbereiche. In Bezug auf<br />
die Lohnbuchhaltung sind folgende Besonderheiten zu beachten.<br />
<strong>Die</strong> vorgelagerten und nachgelagerten Prozesstätigkeiten nehmen einen<br />
Großteil des gesamten zeitlichen Ablaufes ein.<br />
5.2.2 Vorgelagerte Prozessschritte<br />
Bei den vorgelagerten Tätigkeiten geht es insbesondere um die Aufnahme der<br />
Informationen des Mandanten. Wir können uns noch gut daran erinnern, dass wir<br />
vor vielen Jahren monatlich zum Telefon gegriffen haben, um diese Informationen<br />
zu erhalten. Im besten Fall haben wir monatlich ein Fax bekommen, mit dem uns<br />
der Mandant die Bewegungsdaten seiner Mitarbeiter mitgeteilt hat.<br />
Durch den Einzug der Digitalisierung nehmen in diesem Prozess mehr und mehr<br />
Vorerfassungssysteme Einzug. Gewerbliche Anbieter machen uns die Nutzung<br />
dieser Möglichkeiten vor. Hier gibt es elektronische Erfassungssysteme, mittels<br />
derer der Mandant die Stamm- und Bewegungsdaten erfasst und zur Verfügung<br />
stellt.<br />
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