Die Kanzlei strukturieren

• Interne Auswertungen erstellen
• Auswertungen an den Mandanten übersenden
• Rechnung schreiben
• Postausgangssatz erzeugen
Beleuchten Sie selbstkritisch, wie viele Dokumente Sie tatsächlich noch
ausdrucken und ob dies tatsächlich notwendig ist. Seien Sie (selbst-) kritisch, was
überhaupt noch für interne Zwecke ausgedruckt werden soll. Beschränken Sie
dies auf ein Minimum oder gehen Sie vollständig auf eine elektronische Akte über.
Ein „big point“ ist ebenfalls die Zurverfügungstellung der Unterlagen für den
Mandanten. Nur wenige Kanzleien drucken die Papiere für den Mandanten und
dessen Mitarbeiter die Auswertungen noch selbst aus. Überlegen Sie, diese
Aktion durch Ihren Systemanbieter erledigen zu lassen oder dem Mandanten die
Unterlagen per Mail zur Verfügung zu stellen. Eine umfassendere Gesamtlösung
bietet sich durch den Einsatz einer elektronischen Personalakte an, auf den der
Mandant wie die Kanzlei Zugriff hat und die Rechte des Mandanten nach dessen
Wünschen administriert werden kann.
5.2.6 Abrechnung
Das Personalwesen ist mehr und mehr zu einer wissensbasierten Beratungsleistung
geworden. Beobachtet man die Lohnabteilungen in diversen Kanzleien
so ist festzustellen, dass der Alltag geprägt ist durch zu verarbeitende
Informationen und eine Vielzahl an Telefonaten.
Bei diesen Telefongesprächen werden oftmals wichtige Dinge besprochen, die
nicht in den „Standardauftrag“ des Mandanten passen. Häufig erfolgen
Beratungen, die von den Mitarbeitern gar nicht als solche empfunden werden.
Gerade die Lohnsachbearbeiter haben ein umfangreiches und tiefgreifendes
Wissen, dessen sie sich gar nicht bewusst sind und somit Beratung „verschenkt“
wird. Tipp: Schaffen Sie eine „Speisekarte“, indem Sie die Lohnleistungen und
deren Abrechnung in Standard-, Zusatz- und Beratungsleistungen untergliedern,
mit der Zeiterfassung synchronisieren und entsprechend abrechnen.
5.3 FINANZBUCHHALTUNG
5.3.1 Prozessziele
Legen Sie wie in den anderen Prozessen klare Ziele fest. Als Orientierungshilfe
seien hier die gängigsten Prozessziele beispielhaft aufgeführt und beschrieben:
Ziel 1
Wir fertigen für unsere Mandanten hochwertige Finanzbuchhaltungen
an. Eine Finanzbuchhaltung ist dann hochwertig, wenn sie (auch
unterjährig) im Wesentlichen einem Zwischenabschluss entspricht.
Dies bedeutet für uns, dass wir sämtliche zu klärenden Sachverhalte
unverzüglich klären und alle Konten und Sachverhalte abgestimmt
sind. Für die Bearbeitung gilt: Sorgfalt vor Geschwindigkeit!
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