Die Kanzlei strukturieren

1 VORÜBERLEGUNGEN
In unserer ersten Themenreihe haben wir beschrieben, wie sich die
Optimierung der Kanzlei auf die Wertschöpfung, die Zufriedenheit aller
Beteiligten und insbesondere auf den Kanzleiwert auswirken. Wir haben Mut
gemacht anzufangen, denn Stillstand ist Rückstand. Recht provokant haben
wir die These aufgestellt: Der Berufsstand hat kein Erkenntnisproblem sondern
ein Umsetzungsproblem.
Sie haben diese Situation bestimmt schon erlebt: Der Keller muss aufgeräumt
werden. Rechts im Raum steht die Werkbank, auf der sich altes und neues
Werkzeug stapelt. Zum Teil wurde das Werkzeug nicht weggeräumt, sauber
gemacht oder gar entsorgt. Links im Raum befindet sich ein großes Regal, auf
dem sich Kisten stapeln. Mitunter ist nicht mehr bekannt, was sich darin
überhaupt noch befindet. Die Stirnseite des Kellers ist von einem Schrank
eingenommen, in dem sich so manches Zeug über die Jahre angesammelt hat,
in der Mitte des Raumes stehen Kartons und ausgemusterte Dinge, die Sie schon
längst über einschlägige Internetportale verkaufen wollten. Sie stehen
fassungslos davor und kommen sich ein wenig vor wie das Kaninchen vor der
Schlange. Folgende Gedanken kreisen in Ihrem Kopf: Verflixt! Wie konnte es so
weit kommen? Wer ist schuld? Wo fange ich an? Wann fange ich an? Wenn das
mal aufgeräumt ist, wird das nie wieder so werden! Ich brauche Hilfe!
Jetzt mal Hand aufs Herz: Ist es nicht manchmal so ähnlich auch im
Tagesgeschäft? An unterschiedlichen Stellen merken wir, dass es nicht ganz
rund läuft. Das können Kleinigkeiten oder wesentliche Aspekte sein. Einzelne
Beispiele kennen wir zur Genüge: Ein Mandant hat gestern seine Unterlagen
eingereicht und meckert heute, dass wir noch nicht fertig sind. Ein Mitarbeiter
kommt zum fünften Mal zu Ihnen ins Büro und stellt Fragen, um erneut eine
Antwort zu bekommen. Sie sind gerade an einem wichtigen Fall und finden
entscheidende Dokumente in Ihrem System nicht wieder. Der 28.02. droht und
Sie sind mit Ihrer Arbeit hinten gegen. Sie und Ihre Mitarbeiter haben den
Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto.
Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des
Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der
Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-
Grundverordnung, und so weiter, und so weiter. Mittlerweile bereiten uns diese
Vielzahl an Herausforderungen fast schon körperliche Schmerzen, denn wir
spüren die Alltagsgetriebenheit.
Natürlich führen Sie eine erfolgreiche Kanzlei. Sonst säßen Sie jetzt wo
anders. Trotzdem gibt es dieses Gefühl, etwas ändern zu wollen, ja geradezu
zu müssen. Auch dieses Gefühl kennen wir alle. In mehr oder weniger
abgeschwächter Form und in Teilbereichen stehen Sie vor den gleichen
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