Die Kanzlei strukturieren
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
Sie haben den Eindruck: Die Arbeit wächst um ein vielfaches an, nicht aber das Bankkonto. Weitere Gedanken beschäftigen Sie im Hinterkopf: Die Veränderung des Berufsstandes und die damit einhergehenden Veränderungen, der Fachkräftemangel, das Thema Digitalisierung, die EU-Datenschutz-Grundverordnung, und so weiter… Hier setzt die Broschüre „Die Kanzlei strukturieren“ an und gibt Ihnen Hilfestellungen, die alltäglichen Anforderungen zu meistern.
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Bedenken Sie, dass wir Menschen Gewohnheitstiere sind. Veränderungen<br />
sorgen oftmals zu Widerständen. Mit der Systematisierung der Prozesse<br />
werden unweigerlich gewollte Veränderungen eintreten. Hier gilt es, einen<br />
echten Spagat zu machen und gewisse Veränderungen auch zu „verkaufen“.<br />
Doch hierzu später mehr.<br />
In jedem Fall sind die Niederschriften des Prozesses nach deren Erstellung an<br />
alle Beteiligten zu kommunizieren. Alle müssen verstanden haben, worum es<br />
im Einzelnen geht und auch welche Dinge wir uns nun verständigt haben.<br />
Hierbei gilt das Sender – Empfänger - Prinzip. Gehen Sie regelmäßig davon<br />
aus, dass das geschriebene Wort nicht 1:1 genauso verstanden wird, wie Sie<br />
es niedergelegt haben. Bei der Erstellung werden Vorgehensweisen diskutiert,<br />
die dann in eher knappen Ausführungen münden. <strong>Die</strong> Beteiligten, die an der<br />
Diskussion teilgenommen haben, verstehen die Hintergründe. Alle anderen<br />
nicht. Fazit: Achten Sie auf eine konkrete und anschließend exakt definierte<br />
Kommunikation der Prozessdetails.<br />
Erst im Anschluss ist es möglich das zu tun, was nunmehr aufgeschrieben<br />
wurde. Mithin sind die gemachten Ausführungen ab sofort Leitfäden zur<br />
Vorgehensweise. In der Praxis werden hierzu häufig Checklisten eingesetzt.<br />
So mancher Leser wird just in diesem Moment die Augen verdrehen. Mit recht.<br />
Das Wort Checkliste ist im allgemeinen Sprachgebrauch häufig negativ<br />
belastet. Ebenfalls genauso häufig mit recht. Insbesondere die Kolleginnen<br />
und Kollegen der wirtschaftsprüfenden Zunft kennen Checklisten, die aufgrund<br />
ihres Umfanges im Grunde nicht einsetzbar sind. Es gilt die Grundregel, dass<br />
mit zunehmendem Umfang die Akzeptanz der Anwendung sinken wird.<br />
Also ist auch hier sorgfältig abzuwägen, welchen Weg man als <strong>Kanzlei</strong> im<br />
Einzelnen gehen will.<br />
Wichtig<br />
Es gilt der gesunde Menschenverstand. Akademisches Denken<br />
konnte bisweilen den gesunden Menschenverstand tatkräftig<br />
unterstützen, während der umgekehrte Fall noch nicht<br />
nachgewiesen werden konnte! Sehen Sie einen<br />
Erledigungsvermerk dort vor, wo Sie die Beachtung der<br />
<strong>Kanzlei</strong>richtlinie für wichtig und notwendig erachten. Der Mitarbeiter<br />
muss nun durch aktives und bewusstes Handeln bestätigen, dass<br />
er den Schritt im Sinne der <strong>Kanzlei</strong>philosophie bearbeitet hat. Oder<br />
gehen wir sogar einen Schritt weiter: Hat er den Schritt als erledigt<br />
gekennzeichnet, die Tätigkeit jedoch gar nicht ausgeführt, könnte<br />
man als juristischer Laie Urkundenfälschung und Betrug<br />
unterstellen. Beschränken Sie die Erledigungsvermerke unbedingt<br />
auf die notwendigen Sachverhalte und vermeiden Sie,<br />
Selbstverständlichkeiten abhaken zu müssen. Finden Sie die Mitte!<br />
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