Circular Uno 2012 - Metro - Gobierno del Distrito Federal

8.11.2 Las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades, a través de sus respectivas DGA, deberán vigilar que el consumo
promedio mensual de fotocopias se reduzca a lo estrictamente necesario, de tal forma que se refleje en un ahorro de un 20% hasta un
30% del gasto, con respecto a lo ejercido el año anterior, atendiendo el numeral 5 de los Lineamientos con los que se dictan medidas de
austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal para contener el gasto en la Administración Pública del Distrito Federal, emitidos por el
GGPE y publicados en la GODF el 5 de marzo de 2012.Para reducir el gasto en fotocopiado, en la medida de lo posible deberán
instrumentar las siguientes acciones:
I.-
II.-
III.-
IV.-
V.-
VI.-
VII.-
VIII.-
IX.-
X.-
Al interior de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades, deberá prohibirse la reproducción en fotocopia
de documentos que ya posee o genere la unidad administrativa, para lo cual dichos documentos se deberán digitalizar
y distribuir por Medios Electrónicos.
Distribuir en medios electrónicos las guías, manuales, lineamientos, leyes y cualquier otro documento cuyas finalidades
sean consulta interna, capacitación y orientación, así como apoyo para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las y los
servidores públicos de las Unidades Administrativas.
Remitir en medios electrónicos los informes que no estén referidos en un ordenamiento legal y que requieran las distintas
Unidades Administrativas.
Cuando se emita un oficio, se deberán racionalizar las “copias para conocimiento” que se dirijan a los servidores públicos
que requieran conocer el contenido del documento, deberán ser remitidas vía correo electrónico, procurando evitar en todo
caso el envío de los anexos adjuntos a estas copias y se obtendrá el acuse por los mismos medios.
Cuando se emita una nota informativa, la “copia para conocimiento” que se dirija a las y los servidores públicos que requieran
conocer el contenido del documento, preferentemente será enviada vía correo electrónico, debiendo obtener el acuse de
recibido por la misma vía.
Cuando se emitan oficios, notas informativas, circulares, informes o cualquier otro documento administrativo, cuya impresión
o fotocopiado resulte indispensable, en la medida de lo posible deberán utilizarse las dos caras del papel que se emplee.
Se establecerán Centros de Fotocopiado ubicados en lugares estratégicos que permitan controlar, racionalizar y disminuir
el consumo de fotocopias al mínimo necesario para su operación.
No deberán fotocopiarse revistas, notas, libros, apuntes, mapas, documentos personales y currículas de las y los servidores
públicos, de sus familiares o terceros.
Se deberá restringir el acceso a las fotocopiadoras, asignando a un responsable para esta función. Se deberá implantar un
sistema de control por medio de vales o cualquier otro sistema, determinando el nivel del responsable administrativo facultado
para la autorización del servicio.
Cuando se emitan circulares y oficios personalizados de carácter general, estos deberán distribuirse “acusando recibo”
en listados o relaciones que contengan los datos necesarios para garantizar y/o comprobar la entrega. De igual forma, a las
copias que se marquen se les deberá anexar el listado o relación antes mencionada, evitando el fotocopiado y envío repetitivo
de dicho documento fuente.
8.11.3 Queda prohibida la adquisición y/o arrendamiento de equipos para impresión o fotocopiado blanco y negro, color e ingeniería
de planos. El servicio de fotocopiado a color se contratará únicamente para las áreas de seguridad pública o procuración de justicia, y
excepcionalmente, cuando se justifique plenamente, previa autorización expresa de la DGRMSG.
8.11.4 Para dar cumplimiento a la optimización de los recursos en materia de fotocopiado e impresión, se aplicará lo dispuesto en el
apartado 5 de esta Circular.
La DGA deberá establecer lineamientos, que hagan obligatorio el uso y optimización de la infraestructura informática con que cuente,
aplicándola en la comunicación vía correo electrónico, transmisión de archivos y distribución de documentos en formatos electrónicos.
A efectos de promover el uso del correo electrónico entre los servidores públicos y de dar a conocer la dirección electrónica de los
mismos, en todo documento que signe el servidor público, además de referir su cargo, deberá incluir su dirección de correo electrónico
institucional.
8.11.5 La DGA deberá establecer y/o mantener informes estadísticos desglosados por Unidad Administrativa y por cada uno de los
equipos, del consumo mensual de copiado (blanco y negro, planos o color), con la finalidad de contar con información oportuna de
dicho consumo. Estos informes son para el uso de la DGA, quedando prohibido su envío a la DSST.
8.11.6 Es responsabilidad de la DGA acreditar la necesidad de la instalación, reubicación o cambio de equipos de fotocopiado,
debiendo dar de baja aquellos que no se justifiquen, previa autorización de la DGRMSG..
8.11.7 Es responsabilidad de la DGA vigilar que únicamente se fotocopien documentos de carácter oficial, sujetando el volumen de
copias al monto anual presupuestal asignado para éste servicio.