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EL COLEGIO INFORMA
que debemos perseguir es que si falla nuestro sistema
principal a consecuencia de una destrucción total (por
ejemplo, sale ardiendo) tendremos disponible una copia
para restaurar.
• Debe poder ser restaurable. Esto es, la copia de seguridad
tiene que poder ser leída para poder restaurarse.
Para ello, es recomendable hacer un simulacro de
restauración de vez en cuando, para asegurarnos que
las copias de seguridad se están realizando correctamente.
• Debe tener una periodicidad adecuada. No se trata de
hacer copias de seguridad cada hora, pero tampoco
cada 6 meses. Personalmente, recomiendo una copia
de seguridad diaria y adicionalmente otra copia de
seguridad semanal y otra mensual. Las diarias se
pueden ir sustituyendo cada 7 días, las semanales cada
5 semanas y las mensuales cada año. Con una configuración
así podemos retroceder en el tiempo de nuestro
sistema de información con flexibilidad.
• Debe ser segura. La copia de seguridad no puede suponer
bajar las defensas de nuestro sistema. Si vamos a
utilizar un dispositivo externo, como un disco duro
externo, es muy recomendable que la copia de seguridad
se almacene cifrada; así, si el disco duro se pierde o
lo sustraen, no podrán acceder al contenido, mantendremos
protegida la confidencialidad de nuestros clientes
y evitaremos una eventual sanción por incumplir la
normativa de protección de datos en materia de seguridad
informática.
2.- Cifrado de documentos
Ya he comentado al inicio de este artículo que lo primero
que debemos hacer los abogados es ser conscientes que
estamos manejando información muy sensible, que en
muchos casos afectará a la más profunda intimidad de
nuestros clientes. Cuando interiorizamos esta realidad es
cuando nos preocuparemos de intentar proteger las
intimidades que los clientes nos confían. Y esta preocupación
nos debe llevar a implementar medidas de seguridad
específicas para los documentos informáticos que componen
los expedientes de nuestros clientes.
No es suficiente con que nuestro ordenador nos solicite
una contraseña para acceder a la sesión; debemos acordonar
los documentos de los clientes aplicando alguna
medida que los proteja en casos de que alguien consiguiera
acceso a nuestro ordenador, tuviéramos una intrusión
externa o simplemente para evitar que los del mantenimiento
informático puedan acceder a los expedientes
de los clientes.
Por ese motivo, el cifrado de los documentos se convierte
en una cuestión esencial en cualquier despacho de
abogados. En la actualidad, cifrar una carpeta es muy
sencillo y no requiere de ningún conocimiento técnico
avanzado. Existen muchas herramientas para conseguirlo.
Una de ellas es Veracrypt, gratuita y de fácil instalación:
permite crear contenedores cifrados donde poder
almacenar, en nuestro disco duro, todos los documentos
y no necesitamos los servicios de ningún proveedor en la
nube ni siquiera una conexión a Internet; con esta herramienta
podremos cifrar todos los documentos automáticamente.
Si trabajamos con portátiles, tener un contenedor
de este tipo es esencial, porque aunque nos roben o
perdamos el portátil podremos estar tranquilos respecto
a que no podrán acceder a documentación confidencial.
3.- Cuidado al abrir documentos por email
Un gran número de ataques e intrusiones en despachos
de abogados vienen por la apertura negligente de documentos
que nos llegan por email. Todos los días se
producen este tipo de ataques, y aunque la mayoría
suelen ser frenados sin darnos cuenta por nuestros
proveedores de servicio de correo electrónico, es posible
que se cuele alguno y nos llegue un correo malicioso que
nos invita a abrir un inocente documento PDF o DOC.
Debemos ser conscientes que la simple apertura de un
PDF o DOC/DOCX puede suponer la infección automática
de nuestro ordenador, dándole su control a un pirata
informático.
Aquí expongo algunas recomendaciones a tener en
cuenta si sospechamos que nos están intentando engañar
con un mensaje de correo fraudulento:
• Verificar el remitente. Falsificar el remitente de un
correo electrónico es tan sencillo como falsificar un
remitente en una carta postal. Hacerse pasar por
alguien que conocemos es muy habitual en este tipo de
ataques. Si tenemos dudas sobre si esa persona que
conocemos nos ha enviado un correo con un documento,
lo más sencillo es llamarlo por teléfono y preguntarle.
• Escanea el documento. Existen diversos servicios
gratuitos online que escanean un archivo en busca de
contenido malicioso. Por ejemplo, Kaspersky y Virustotal.
Para utilizarlo es tan sencillo como arrastrar o subir el
documento que hemos recibido (sin abrirlo), y la herramienta
online nos avisará si encuentra algo raro.
4.- Un espacio para trabajar y otro para todo lo demás
Si utilizamos nuestro ordenador para algo más que para
trabajar, recomiendo tener dos sesiones distintas en el
ordenador. Una sesión exclusiva para trabajar, desde la
que no visitaremos ninguna web que no sea imprescindible
para trabajar ni la utilizaremos para ver series o
películas o para jugar o redes sociales, y otra sesión para
hacer todo lo que no sea trabajar.
5.- Utiliza antivirus
Utilizar un antivirus es una forma pasiva de estar protegido
frente a amenazas invisibles y también en muchos
casos pueden protegernos de abrir documentos que no
deberíamos. En el mercado existen antivirus gratuitos y
de pago. Cualquiera de los más conocidos son una buena
opción.
Con estas cinco medidas incrementaremos notablemente
la ciberseguridad de nuestro despacho además de
cumplir con algunas obligaciones legales en materia de
protección de datos.
(Fuente: CGAE. Ilustración: HACK A BOSS)
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