Rapport administratif 2014

ces bilans permet également de prendre connaissance d’adaptations consécutives à un changement de règlementation ou à des rationalisations décidées.
Les analyses découlant de ces bilans aboutissent à d’éventuelles actions correctives qui permettent de s’inscrire dans une logique d’amélioration continue.
En 2014, 16 départements ont fait l’objet d’un bilan organisationnel. Outre la mise à jour des structures organisationnelles propres à chaque département,
ces bilans ont épinglé une série d’améliorations à apporter tant au niveau de l’organisation que du fonctionnement interne afin de garantir la qualité des
services rendus aux citoyens et de maîtriser la charge salariale. Différentes propositions ont été formulées quant à d’éventuelles mutualisations d’activité,
de services et/ou de bâtiments.
Renforcement des lignes hiérarchiques
Les bilans organisationnels ont confirmé la nécessité de poursuivre la mise en place des lignes hiérarchiques ouvrière et administrative, notamment par la
désignation du personnel d’encadrement et par l’organisation d’examens de promotions. Au niveau du personnel ouvrier, le Collège communal a pris la décision
de renforcer la ligne hiérarchique en désignant une soixantaine d’agents pour exercer temporairement ces fonctions et ce, dans l’attente d’épreuves
de promotion et de la constitution de réserves de lauréats.
Synergie Ville-CPAS
Dans le cadre des synergies Ville – CPAS, le Collège communal a mis en place un service temporaire commun d’accueil en désignant, fin 2014, 9 assistants
sociaux de notre Administration pour renforcer temporairement les équipes du CPAS. Afin d’assurer le maintien d’un service de qualité au sein du Département
des Services sociaux, de la Proximité et de la Petite Enfance, directement impacté par ces mobilités, des pistes organisationnelles – et individuelles
– ont été identifiées par la Direction Stratégie et Développement RH et, pour certaines, mises en œuvre.
Création d’un service « Affaires générales »
En 2014, la Direction Stratégie et Développement RH a formalisé la mise en place d’un service « Affaires générales » au sein de chaque Département. Cette
nouvelle organisation interne vise à faciliter la mise en œuvre des activités transversales de l’Administration, notamment par l’utilisation de procédures et
d’outils communs à tous les Départements. Ainsi, les tâches suivantes sont dorénavant gérées par le service « Affaires générales » de chaque Département :
accueil – courrier ; affaires juridiques – contentieux ; budget – comptabilité ; communication ; économat ; informatique ; marchés publics ; ordre du jour du
Collège et du Conseil ; gestion du personnel ; gestion documentaire et archivage.
Modélisation de procédures de travail
Une analyse approfondie du fonctionnement de certains services du Département de Police administrative et sécurité a été entreprise par la Direction Stratégie
et Développement RH. Ainsi, l’organisation du Service de Sécurité de Salubrité Publiques a été schématisée dans ses moindres détails à l’aide de la
méthode Qualigram. L’objectif poursuivi était de clarifier la marche à suivre des différentes tâches tout au long d’une chaîne complexe d’acteurs (plaignant,
agent technique, agent administratif, Cabinet du Bourgmestre,…). Cette modélisation permet une lecture aisée par l’ensemble des agents des services
analysés, de la description d’un processus global jusqu’aux détails d’une instruction de travail précise.
Ville de Liège - Rapport administratif 2014
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