Rapport administratif 2014

10. Gestion du patrimoine culturel – Archives et documentation
En 2013, le service des Archives est devenu le service de Gestion documentaire et d’Archives. Ce changement de nom reflète la réalité du terrain. En effet,
le service intervient dès la création des dossiers et assure un suivi jusqu’à leur archivage et éventuellement leur destruction. Une meilleure gestion des
documents permet d’éviter les pertes, de supprimer les doublons ainsi que d’améliorer les procédures. Les référents archives, désignés dans chaque département,
sont des intermédiaires privilégiés qui permettront de relayer au sein des services les lois relatives aux archives, principalement la règle de ne pas
jeter sans autorisation.
En volume, les archives représentent actuellement une longueur équivalente à 14 km linéaires. Elles sont répertoriées de manière scientifique et stockées
dans le bâtiment de la rue Velbruck et dans deux entrepôts, l’un situé rue du Fourneau à Grivegnée et l’autre rue de la Tonne à Rocourt.
Le service des Archives poursuit, cette année encore, les nombreux chantiers entamés depuis 2011 tels que l’élimination des archives devenues obsolètes,
la mise en place de tableaux de tri pour différents services et la réorganisation des différentes collections. Nous avons également amélioré la gestion de
l’espace dans le bâtiment de la rue Velbruck et aménagé de nouvelles étagères pour pouvoir accueillir notamment les 3 129 boîtes d’archives de l’Instruction
publique.
Collections, récolement et conditionnement
En 2014, le service des Archives a augmenté ses collections de 4 027 boîtes d’archives et de 83 registres (Urbanisme : 353 boîtes, Secrétariat communal :
10 boîtes, Secrétariat Collège-Conseil : 60 boîtes, Beaux-Arts de Liège : 31 boîtes, Instruction publique : 3 129 boîtes, Affaires citoyennes : 142 boîtes et 80
registres de décès, Affaires générales : 45 boîtes, Logement : 26 boîtes, Plan de prévention : 152 boîtes, A.S.B.L. para-communales : 79 boîtes et 3 registres).
Le récolement, la vérification et le reconditionnement des dossiers d’urbanisme continuent avec, comme objectif principal, la mise à jour et la correction de
la base de données (1 696 boîtes d’archives ont ainsi été vérifiées).
La gestion des documents administratifs comprend l’ensemble des politiques, des procédures et des activités qui permettent de contrôler l’information
administrative depuis sa création jusqu’à son élimination ou son versement. Les principales procédures concernent la création et la préparation de systèmes
de classements adaptés, la mise en place de tableaux de tri dans les départements avec une évaluation des dossiers et des conseils d’organisation des
documents. Cette gestion des flux est assurée tout au long de l’année par 7 personnes. Les tableaux de tri concernant le service des Affaires citoyennes, de
l’Instruction publique et du service du Personnel sont en attente de validation. Celui de la Recette communale est en cours de réalisation.
Donations et acquisitions
Cette année, le service des archives a reçu et acquis différents documents provenant d’autres centres d’archives. Parmi les pièces remarquables, le Fonds
français (97 boîtes d’archives et 65 dossiers et/ou liasses) regroupant l’ensemble des actes administratifs de la période 1793 – 1815 a été rendu au service
des Archives où il sera inventorié scientifiquement.
Encodage, numérisation et communication
Ville de Liège - Rapport administratif 2014
95