petunjuk teknis penguatan modal sosial - P2KP

Lampiran 3
Sistem Arsip dan Database Organisasi BKM/LKM
A. Pendahuluan
Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta, bahkan organisasi sosial
sekalipun memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik ke dalam maupun
keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan
istilah Administrasi Kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal
yang sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik
sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu
mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara
lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah
komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.
Apa sajakah yang perlu dilakukan agar komunitas mampu mengelola informasi? Bagaimana cara
melakukannya? Dari mana memulainya? Banyak pihak memilih untuk memulai dengan melakukan
pembenahan dokumentasi organisasi. Memang benar adanya, dokumentasi merupakan kelemahan
umum dari banyak organisasi komunitas. Tak jarang kita menjumpai dokumentasi BKM/LKM yang
jauh dari rapi. Beberapa upaya dilakukan dengan mendidik beberapa relawan atau pengurus
BKM/LKM untuk melakukan pencatatan (melengkapi lembar isian, menomori surat keluar/masuk,
mengarsipkan, dst). Namun, upaya ini sering tak memberikan hasil yang memuaskan. Meskipun
pelatihan sudah diberikan, dokumen tetap tercerai‐berai tak beraturan. Banyak BKM/LKMtetap tidak
sanggup memproduksi bahkan dokumen organisasi yang paling sederhana, seperti ringkasan
pertemuan/rapat. Pekerjaan dokumentasi akhirnya terhenti sama sekali, setelah petugas
penanggungjawabnya kehilangan minat untuk melanjutkan tugasnya. Mengapa kehilangan minat?
Karena petugas tersebut kemudian mengamati bahwa seluruh hasil pekerjaannya hanya akan
berakhir di rak penyimpanan dokumen. Tak seorang pun berminat memanfaatkan hasil
pekerjaannya.
Pengelolaan arsip dan database organisasi sangat penting dalam kaitannya dengan perkembangan
organisasi, pengambilan keputusan dan terlbih terhadap rekaman proses pembelajaran untuk
menjadi lebih baik. BKM/LKMadalah motor penggerak penanggulangan kemiskinan, jadi di
BKM/LKMlah tumpuan dokumentasi proses pembelajaran tersebut, harus mampu mengelola data
dan informasi yang ada untuk kepentingan proses pengembangan komunitas dan pembelajaran
dalam jangka panjang.
B. Pengertian Pengelolaan arsip dan database
Banyak teori tentang arsip, tapi itu tidak penting, yang lebih penting adalah apa manfaatnya untuk
kepentingan organisasi. Salah satu teori yang penting tentang Arsip ini apa yang disebut Lembaga
Administrasi Negara (LAN) dalam (Wursanto, 1991:47)
"Arsip sebagai segala kertas, buku, foto, film, rekaman suara, gambar peta,
bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
asli atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan
atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti atas tujuan,
organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan,
prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain,
atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya"
54 PETUNJUK TEKNIS PENGUATAN MODAL SOSIAL