petunjuk teknis penguatan modal sosial - P2KP

Dalam konteks ini maka yang dimaksud dengan arsip BKM/LKMadalah segala kertas, buku, modul,
pedoman, SOP, berita acara dan dokumen lain dengan berbagai macam bentuk dan sifatnya, yang
dihasilkan BKM/LKM selama proses pengelolaan penanggulangan kemiskinan di wilayahnya.
Sedangkan Pengelolaan database, kurang lebih adalah pengelolaan data‐data penting yang berguna
yang dapat dikembangkan menjadi informasi untuk pengembangan kebijakan, keputusan, dan
juga evaluasi upaya penanggulangan kemiskinan.
Secara teori pengertian arsip dan database ini berbeda, akan tetapi dalam prakteknya ini merupakan
satu kesatuan kegiatan, sehingga sebut saja ini adalah Pengelolaan Arsip dan Database BKM/LKM.
C. Maksud dan Tujuan
Maksud pengelolaan arsip dan database ini tentu dalam rangka menunjang kegiatan organisasi
BKM/LKM terutama untuk pengelolaan penanggulangan kemiskinan di wilayah agar berlangsung
secara efektif dan effisien. Sedangkan tujuannya antara lain:
1. Seluruh rekaman data, alat bukti, proses, informasi tersusun dengan baik dan mempermudah
siapapun untuk mengakses data dan informasi tersebut
2. Agar data dan informasi yang ada tersebut dapat digunakan dalam perencanaan dan
pengambilan keputusan dan terlebih untuk proses pembelajaran penanggulangan kemiskinan
D. Mengurai Kegiatan BKM/LKM
Penting disampaikan bahwa, pengelolaan arsip tidaklah berdiri sendiri, kedudukannya sangat terkait
erat dengan dinamika organisasi yang ditunjukan dengan kegiatannya. Oleh karena itu terlebih
dahulu penting di uraikan apa saja yang menjadi elemen‐elemen kegiatan BKM/LKM dalam
penanggulangan kemiskinan. Secara sederhana akan disampaikan dengan hal‐hal berikut:
1. Kegiatan siklus pembangunan partisipatif; Sebagaimana diketahui setiap tahun BKM/LKM dan
jajarannya melaksanakan proses siklus pembangunan partisipatif, kegiatan ini bila di tahun ke 4,
tentu prosesnya sangat lengkap mulai dari RK, PS, Pembentukan BKM/LKM, Penyusunan PJM
Pronangkis sampai dengan pelaksanaan kegiatan, sedangkan di tahun ke 2 dan ketiga diwakili
oleh 2 kegiatan besar yaitu review partisipatif dan Rembuk Warga Tahunan Masyarakat;
2. Pengelolaan kegiatan tridaya; Sebagai implementasi dari siklus pembangunan partisipatif, maka
dilakukannya kegiatn yang berbasis tridaya, fisik, ekonomi dan lingkungan, mencakup didalamnya
pembentukan KSM, proposal serta juga laporan pertanggjungjawaban kegiatannya.
3. Pengelolaan kegiatan transparansi dan akuntabilitas; yang dimaksud dalam hal ini adalah
pengelolaan kegiatan yang terkait untuk menjamin transparansid an akuntabilitas, antara lain
kinerja UPK dan sekretariat, audit interal maupun eksternal, Monitoring dan evaluasi dl
4. Pengambilan keputusan; Sebagai dasar pelaksanaan kegiatannya, BKM/LKM mendasarkan
kegiatannya dengan keputusan yang ada, antara lain dengan AD & ART, surat keputusan
pengangkatan UP‐UP, Surat keputusan pengelolaan tridaya, dll
5. Kegiatan Pengembangan kapasitas; Hampir di setiap saat BKM/LKM dan jajarannya
melaksanakan kegiatan pengembangan kapasitas, apakah mencakup pengembangan kapasitas
bagi BKM/LKM sendiri, relawan dan juga UP‐UP bahkan KSM, kegiatan ini biasanya
didukungdengan materi‐materi tertentu
6. Pengelolaan surat‐menyurat; Kegiatan surat menyurat adalah kegiatan yang hampir pasti terjadi
di semua organisasi, apalagi BKM/LKM, misalnya terkait dengan surat undangan pertemuan,
pemberitahuan, permohonan, tanggapan, keputusan dll
Kegiatan‐kegiatan tersebutlah yang nantinya kurang lebih akan didokumentasikan menjadi arsip dan
database BKM/LKM.
PETUNJUK TEKNIS PENGUATAN MODAL SOSIAL 55