Situazione e tendenze della comunicazione istituzionale in Italia

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Analisi dei processi
tipiche della struttura “di informazione” (rapporti con gli
operatori dell’informazione, conferenze stampa, rassegna
stampa).
Ma, in un campione significativo dell’indagine si è
registrato anche lo svolgimento di funzioni in qualche
modo “esorbitanti”, che dovrebbero – a rigore - rientrare
tra i compiti di strutture di comunicazione istituzionale:
così, per la gestione del sito Internet 10) , per “altre attività
di comunicazione” ed “altre attività di relazioni esterne” 11) .
Per quanto riguarda l’URP, dall’indagine emerge un quadro
di tendenziale incompiutezza: vi è, infatti, la percezione di
una netta prevalenza dell’attività informativa – e più in
generale di quella di front-office (“accoglienza di richieste
o domande”) – rispetto alle funzioni che, nell’intenzione
della legge 150/2000, avrebbero dovuto caratterizzarlo
come un modello di struttura di comunicazione,
fortemente integrato con l’organizzazione di appartenenza
(verifica della qualità e del gradimento dei servizi).
Un dato ulteriore che si ricava dall’indagine è, proprio,
relativo alla questione dell’integrazione organizzativa fra le
diverse strutture di comunicazione e fra queste e le
amministrazioni in cui sono incardinate.
Anche se il rapporto tra la funzione di ufficio stampa e la
funzione “più istituzionale” di comunicazione è, nella
percezione degli operatori, sostanzialmente positiva 12) ,
non manca una significativa percentuale di chi lo
percepisce come “collaborativo ma solo su precisa
sollecitazione del management superiore” 13) o lo considera
semplicemente di “reciproca tolleranza” 14) se non, addirittura,
“di palese conflitto” 15) .
Infine, stando ai risultati dell’indagine, le strutture di
comunicazione si autopercepiscono come poco (46,9%) o
per niente (10,4%) coinvolte nella “progettazione ed
attuazione degli interventi finalizzati alla semplificazione
amministrativa” 16) .
3. La “regia” della comunicazione pubblica tra
processi di pianificazione ed
esternalizzazioni
Tra le questioni di maggiore rilevanza vi è quella relativa
alla pianificazione della comunicazione quale processo
potenzialmente idoneo ad evidenziare ruoli e dinamiche
nella “regia” della comunicazione all’interno delle
amministrazioni.
In particolare, non è sempre chiaro chi sia il titolare della
funzione di pianificazione all’interno dell’organizzazione
(chi – in termini sostanziali – elabori il piano e ne assuma
la paternità); non è, inoltre, sempre ricostruibile il
percorso seguito nell’elaborazione del piano, nè
individuabile chi (e come) abbia indicato gli obiettivi, i
programmi, gli strumenti, chi (e come) abbia potuto
discuterne i contenuti, chi (e come) ne sia stato messo a
parte prima dell’approvazione definitiva. In termini ancora
più problematici, sembra essere assente un reale
collegamento tra la pianificazione della funzione di
comunicazione ed il parallelo, più ampio ciclo della
programmazione strategica dell’ente/istituzione,
disciplinato dal decreto legislativo 286/1999 17) .
Particolarmente interessante è, inoltre, il dato emerso
dall’indagine sulla “esternalizzazione” di compiti e di
attività da parte degli uffici di comunicazione. Nelle
amministrazioni, infatti, il ricorso alla cooperazione
esterna risulta frequente per la produzione editoriale 18) , per
la gestione del sito internet 19) , per i servizi legati alla
gestione degli eventi 20) . Solo poche amministrazioni hanno
dichiarato di non avvalersi in nessun caso di forme di
esternalizzazioni. 21) Se, in alcuni casi, la collaborazione
con prestatori di servizi o consulenti rientra senz’altro in
un’ottica gestionale, legata alla specializzazione e alla
segmentazione dei processi produttivi, in altri la rilevanza
dei compiti svolti è tale che risulta difficile distinguere se
la funzione è ancora governata dagli uffici di
comunicazione ovvero è stata sostanzialmente “ceduta” al
partner esterno (così, ad esempio, per gli aspetti
redazionali del sito o per la presenza in fiera).
Tale questione si collega, ovviamente, anche a quella della
varietà del titolo giuridico-formale che autorizza la
esternalizzazione di compiti e di attività, che può
sostanziarsi in una collaborazione di tipo strutturale, in un
appalto di servizi o in un contratto individuale di
consulenza. A fronte di tali possibilità è infatti necessario
che maturino più ricche competenze, tra i professionisti
pubblici della comunicazione, lungo tutto l’articolato iter
contrattuale (dalla costruzione dei bandi di gara, alla
gestione delle gare, a tutti gli aspetti di esecuzione dei
10) Nel 18% dei casi il sito internet viene gestito dall’ufficio stampa, con picchi del 38,5% in altre amministrazioni, del 33,3% nelle Regioni e del 30,3% nella
Amministrazioni centrali.
11) Rispettivamente 35,3% e 30%.
12) Il 46,5% ha risposto che il rapporto è “proficuo e produttivo”, con punte molto alte nelle Amministrazioni centrali, nella Sanità e nelle Province.
13) 25,2%, con una punta massima del 30,8% nelle “altre amministrazioni”.
14) 9,1%, con punte del 16,7% nelle Province e del 13,3% nelle Regioni.
15) 0,9%, con un significativo picco del 6,7% nelle Province. Il dato viene confermato dalle risposte alla domanda “cosa modificherebbe della legge 150/2000?”:
il 36% degli intervistati ha risposto “l’obbligo di impiegare giornalisti professionisti o pubblicisti nell’attività dell’ufficio stampa”.
16) Significativo il “ribaltamento” del dato nelle Amministrazioni centrali e nella Sanità, dove il coinvolgimento risulta più alto (Sanità: molto 6,5%, abbastanza
50,4%; Amministrazioni centrali: molto 8,6%, abbastanza 42,9%).
17) Il d.lgs. 30 luglio 1999, n. 286 (artt. 1, 6 e 8) ha previsto un controllo strategico preordinato, come noto, alla verifica di congruenza tra gli obiettivi posti
dall’organo di indirizzo politico-amministrativo ed i risultati conseguiti dagli organi di gestione attraverso scelte operative e ripartizioni di risorse (umane,
materiali e finanziarie).
18) 54,6% per la grafica, 69,6% per la stampa, 41,1% per la distribuzione.
19) 18,9% per gli aspetti redazionali, 50,5% per gli aspetti tecnologici.
20) Il 31,1% si avvale di un supporto logistico per fiere e manifestazioni; il 13,8% di servizi relativi alla presenza in fiera.
21) L’11,6%, e solo il 4,3% delle Regioni ed il 5,7% delle Amministrazioni centrali
Situazione e tendenze della comunicazione istituzionale in Italia (2000-2004) - Rapporto al Ministro per la Funzione Pubblica