respect”

Nuttig advies over juridische aspecten
bij internationale tewerkstelling,
geselecteerd door Sophie Maes,
advocaat en vennoot bij Claeys & Engels.
Waarop letten bij
internationalisering?
U wenst uit te breiden met een nieuwe
buitenlandse afdeling? Alvast enkele juridische
aandachtspunten vanuit HR-perspectief. Een
overzicht aan de hand van 7 vragen.
1. Is er een lokale entiteit vereist?
In sommige landen is een lokale entiteit vereist om werknemers
te werk te stellen. Bijgevolg moet eerst bekeken worden of
een lokale aanwezigheid of registratie vereist is om actief te worden
en werknemers aan de slag te laten gaan.
2. Werknemers detacheren of lokaal aanwerven?
Vaak wordt in een eerste fase geopteerd om de lokale leiding in
handen te houden van een Belgische manager. Indien deze in dienst
blijft van de Belgische vennootschap, biedt dit binnen de Europese
Economische Ruimte (EER, de 28 lidstaten van de Europese Unie,
aangevuld met IJsland, Liechtenstein en Noorwegen), Zwitserland
en de landen waarmee België een sociale-zekerheidsverdrag heeft
gesloten, eveneens de mogelijkheid om de Belgische manager aan
de Belgische sociale zekerheid te blijven onderwerpen voor een
maximale periode van doorgaans 5 jaar.
Indien de buitenlandse poot een andere juridische entiteit is
dan de Belgische vennootschap, moet wel worden nagegaan of
er geen probleem van verboden terbeschikkingstelling van personeel
(of het buitenlands equivalent hiervan) kan zijn indien de
Belgische manager instructies geeft aan de lokaal aangeworven
werknemers. Deze problematiek is minder aan de orde in landen
zoals het Verenigd Koninkrijk, Ierland en de Verenigde Staten,
maar kan zeker een rol spelen in landen zoals Frankrijk en Italië.
Daarnaast moet nagegaan worden welke de lokale minimale
loon- en arbeidsvoorwaarden zijn, die hoe dan ook op de
Belgische manager van toepassing zullen zijn, ook al werkt hij
voort in het kader van zijn Belgische arbeidsovereenkomst.
3. Wat met rekrutering en immigratie?
De lokale wetgeving en praktijken moeten worden gevolgd
om werknemers aan te werven. Zo zijn er landen (bijvoorbeeld
Frankrijk en Luxemburg) waar elke werknemer verplicht een
medisch onderzoek moet ondergaan om aan te tonen dat hij
geschikt is voor de job. Tevens moet worden nagegaan welke
gegevens er in jobadvertenties moeten/mogen worden vermeld,
welke vragen er tijdens een selectie-interview mogen worden
gesteld en of er bepaalde formaliteiten moeten worden nageleefd
om persoonsgegevens te verwerken.
Als er niet-EER werknemers worden aangeworven, moet
worden nagegaan of ze een arbeidskaart nodig hebben en/of
er andere immigratieformaliteiten moeten worden vervuld.
Alleen werknemers uit de EER en Zwitserland genieten immers
van het vrij verkeer van werknemers en kunnen in een andere
lidstaat vrij aan de slag. Let op, een uitzondering bestaat nog
voor Kroatische werknemers in Nederland, Oostenrijk, Slovenië,
Malta en het Verenigd Koninkrijk.
4. Welke sociale-zekerheidsbijdragen en
belastingen zijn van toepassing?
De lokaal aangeworven werknemers zullen doorgaans aan
lokale sociale-zekerheidsbijdragen en belastingen onderworpen
zijn. Tevens moet worden nagegaan welke inhoudingsverplichtingen
er zijn bij het uitbetalen van het loon volgens de lokale
wetgeving. Weet ook hoe de lokale payroll moet worden opgezet
(betaling in 12 schijven, 13 schijven, wanneer/hoeveel vakantiegeld
moet er worden betaald, welke zijn de verplichte loondocumenten
en de meldingen die erop moeten komen en dies
meer). Ook moet worden nagegaan of/en wanneer er verplichte
meldingen moeten gebeuren aan de sociale-zekerheids-en belastingautoriteiten
bij het aanwerven van lokaal personeel.
5. Het lokaal arbeidsrecht toepassen?
Volgens de Rome I-verordening (die geldt binnen Europa)
kunnen de partijen vrij het recht kiezen dat hun arbeidsovereenkomst
beheerst. Aldus lijkt het op het eerste gezicht aantrekkelijk
om de lokaal aangeworven werknemers eveneens een Belgische
arbeidsovereenkomst te geven, zodat alleen de Belgische regels
moeten worden opgevolgd. Helaas gaat deze logica niet op.
Conform dezelfde Rome I-verordening kan deze rechtskeuze de
werknemer niet beroven van de bescherming van de mogelijk
gunstigere dwingende bepalingen van zijn plaats van gewoonlijke
tewerkstelling. Om dus te vermijden dat de werknemer de
‘best of both worlds’ (Belgisch en buitenlands recht) kan inroepen,
is het sterk aangewezen om de lokaal aangeworven werknemers
een lokale arbeidsovereenkomst te geven.
In sommige landen (zoals Frankrijk) gelden er eveneens
taalvereisten en moet de arbeidsovereenkomst in de juiste taal
worden opgesteld. Andere landen (zoals Luxemburg, Nederland
en Duitsland) hebben geen specifieke taalvereisten, al moet de
arbeidsovereenkomst wel worden opgesteld in een taal die de
werknemer begrijpt.
6. Is er een collectief arbeidsrecht?
Tevens moet worden bekeken of er collectieve arbeidsovereenkomsten
(cao’s) zijn die op nationaal of sectorvlak spelen.
Daarin kunnen immers verplichte arbeidsvoorwaarden zijn
opgenomen.
7. Hebt u ‘global policies’ opgesteld?
Zeker wanneer HR verschillende landen moet beheren, kan
het wenselijk zijn om ‘global policies’ op te stellen om de processen
zoveel mogelijk te stroomlijnen. Helaas is dat vanuit juridisch
oogpunt niet altijd mogelijk of moeilijk, omdat de regels
60 | NR 155 | | DECEMBER 2015