Die Sozialversicherung - IKK classic

A U F Z E I c H N U N G S - U N D N A c H W E I S P F L I c H T E N
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G. Aufzeichnungs- und
Nachweispflichten
I. Entgeltunterlagen
1. Allgemeines
Der Arbeitgeber hat für jeden Arbeitnehmer Entgeltunterlagen
zu führen, und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer
der Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-,
Renten- oder Arbeitslosenversicherung unterliegt. Mithin
müssen Entgeltunterlagen z. B. auch für geringfügig Beschäftigte
und damit versicherungsfreie Arbeitnehmer geführt
werden. Die Verpflichtung zur Führung von Entgelt unterlagen
gilt nicht für private Haushalte.
Zu den Entgeltunterlagen gehören alle Unterlagen, die Aufschluss
über die Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers,
die individuellen Entgeltabrechnungsdaten der Arbeitnehmer,
die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte, die
ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen und die Krankenkassenzugehörigkeit
geben. Das sind insbesondere Firmenstammdaten,
Personalstammdaten, Brutto-/Nettolohnabrechnungen
einschließlich der Nebenbelege (z. B. Provisions- und
Prämienberechnungen, Stempelkarten, Stundenzettel, Fehlzeitbelege,
Zeiterfassungsprotokolle) sowie Meldedaten. Die
Abrechnungsergebnisse zu den einzelnen Arbeitnehmern
sind je Kalenderjahr als Jahreslohnkonto oder als Sammlung
von Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen in zeitlicher Folge und
geordnet zusammenzufassen.
2. Inhalt
Die Beitragsverfahrensverordnung legt die Mindestanforderungen
für die in den Entgeltunterlagen aufzunehmenden
Daten fest. Danach hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer
aufzuzeichnen:
a) den Familien- und Vornamen und ggf. das betrieb liche
Ordnungsmerkmal,
b) das Geburtsdatum,
c) bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Euro päischen
Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,
d) die Anschrift,
e) den Beginn und das Ende der Beschäftigung,
f) den Beginn und das Ende der Altersteilzeitarbeit,
g) das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich
der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat
der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat
für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen
Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf
Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim
Dritten zu kennzeichnen,
h) die Beschäftigungsart, d. h. die Bezeichnung der tatsächlich
ausgeübten Beschäftigung,
i) die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von
der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben (z. B. die
wöchentliche Arbeitszeit oder ein eventueller Rentenbezug);
Unterlagen, aus denen die erforderlichen Angaben
hervorgehen, sind zu den Entgeltunterlagen zu nehmen
(z. B. Immatrikulationsbescheinigungen bei Beschäftigung
von Studenten),
j) das Arbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer insgesamt erhalten
hat, ohne Rücksicht auf die Beitragsbemessungsgrenzen
und unabhängig davon, ob es sich um beitragspflichtiges
Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung handelt,
ferner die Zusammensetzung dieses Arbeitsentgelts
und seine zeitliche Zuordnung; ausgenommen sind Sachbezüge
und Belegschafts rabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht
nach dem Lohnsteuerrecht nicht besteht,
k) das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze
der Rentenversicherung (bei Sonderzuwendungen
die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze),
seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
l) den Unterschiedsbetrag zwischen dem Arbeitsentgelt für
Altersteilzeitarbeit und mindestens 90 % des bisherigen
Arbeitsentgelts (in Altfällen) bzw. 80 % des Regelarbeitsentgelts,
begrenzt auf den Unterschiedsbetrag zwischen
90 % der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze und
dem Regelarbeitsentgelt (in Neufällen),
m) den Beitragsgruppenschlüssel,
n) die Einzugsstelle, an die der Gesamtsozialversicherungsbeitrag
für den Arbeitnehmer zu entrichten ist,
o) den vom Arbeitnehmer zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag,
getrennt nach Beitragsgruppen,
p) die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen
Daten, soweit sie nicht bereits in den Buchstaben a) bis n)
enthalten sind,
q) bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der
Beschäftigung,
r) bei Bezug von (Saison-)Kurzarbeitergeld das gezahlte (Saison-)Kurzarbeitergeld
sowie das Fiktiventgelt (vgl. F. V. 8).