Die Sozialversicherung - IKK classic

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A U F Z E I c H N U N G S - U N D N A c H W E I S P F L I c H T E N
Sofern die Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen bestehen,
müssen diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal
verbunden werden. Die Angaben zu den Buchstaben j) bis o)
und r) sind für jeden Entgeltabrechnungszeitraum erforderlich,
wobei Berichtigungen oder Stornierungen besonders
kenntlich gemacht werden müssen. Die Angaben zu den
Buchstaben h), i) und n) können verschlüsselt werden.
Darüber hinaus sind folgende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen
zu nehmen:
1. Unterlagen, aus denen die nach Buchstaben c), i) und q)
erforderlichen Angaben ersichtlich sind,
2. die Mitgliedsbescheinigung der gewählten Krankenkasse,
3. die Daten der erstatteten Meldungen,
4. die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber
dem Arbeitgeber, dass auf die Rentenversicherungsfreiheit
verzichtet wird,
5. die Erklärung des Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber,
dass auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung
in der Rentenversicherung verzichtet wird,
6. die Niederschrift über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis
geltenden wesentlichen Bedingungen entsprechend
dem Nachweisgesetz,
7. die Erklärung des kurzfristig Beschäftigten über weitere
kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr,
8. eine Kopie des Antrags auf Statusfeststellung mit den von
der Deutschen Rentenversicherung Bund für ihre Entscheidung
benötigten Unterlagen sowie deren Statusentscheidung,
9. den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung
von Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-,
Renten- und/oder Arbeitslosenversicherung,
10. die Entscheidung der Finanzbehörde, dass die vom Arbeitgeber
getragenen oder übernommenen Studiengebühren
für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein
Arbeitslohn sind,
11. eine Dokumentation über den Nachweis der Elterneigenschaft
(vgl. F. III. 3),
12. die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden
Arbeitsentgeltansprüchen.
Die Entgeltunterlagen können auch auf maschinell verwertbaren
Datenträgern geführt werden. Dabei ist sicherzustellen,
dass die Formvorschriften der Beitragsverfahrensverordnung
für die Aufbereitung der Daten eingehalten werden und bei
einer Betriebsprüfung jederzeit ohne zeitlichen Verzug der
Zugriff auf die Daten möglich ist. Werden die Entgeltunterlagen
in automatisierter Form geführt, ist eine zusätzliche
Aufbewahrung in körperlicher Form nicht erforderlich.
Im Übrigen sind die Betriebe der Bauwirtschaft bei Ausführung
eines Dienst- oder Werkvertrages verpflichtet, alle
Entgelt unterlagen und die Beitragsabrechnung so zu gestalten,
dass eine Zuordnung der Arbeitnehmer, des jeweiligen
Arbeitsentgelts und der darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge
zu dem jeweiligen Dienst- bzw. Werkvertrag
möglich ist.
3. Aufbewahrung der Entgeltunterlagen
Die Entgeltunterlagen sind – getrennt nach Kalenderjahren –
in deutscher Sprache und im Inland zu führen. Sie müssen bis
zum Ablauf des auf die letzte Beitragsüberwachung folgenden
Kalenderjahres geordnet aufbewahrt werden. Im Übrigen können
die Entgeltunterlagen mithilfe automatischer Einrichtungen
oder auf Bildträgern geführt werden.
In den neuen Bundesländern einschließlich Ost-Berlin sind die
Entgeltunterlagen, die Zeiträume vor dem 1. 1. 1992 betreffen,
ungeachtet einer zwischenzeitlichen Betriebsprüfung noch
bis zum 31. 12. 2011 aufzubewahren, um die in der Rentenversicherung
erforderliche Kontenklärung zu gewährleisten. Die
Aufbewahrungsfrist erlischt, wenn der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen
dem Betroffenen aushändigt oder die für die
Rentenversicherung erforderlichen Daten bescheinigt, frühestens
jedoch mit Ablauf des auf die letzte Prüfung der Träger
der Rentenversicherung bei dem Arbeitgeber folgenden Kalenderjahres.
Die Aufbewahrungspflicht entfällt ferner, wenn
das Unternehmen aufgelöst wird.
II. Beitragsabrechnung
1. Liste für jeden Entgeltabrechnungszeitraum
Neben den Entgeltunterlagen beschreibt die Beitragsverfahrensverordnung
auch für die betriebliche Beitrags abrechnung
bestimmte Mindestanforderungen, damit nachvollziehbar ist,
ob die Abrechnungen vollständig und die Daten im Beitragsnachweis
(vgl. F. VII. 2) richtig sind.
Hiernach hat der Arbeitgeber für jeden Entgeltabrechnungszeitraum
alle Arbeitnehmer listenmäßig und nach Einzugsstellen
getrennt zu erfassen. Diese sogenannte „Krankenkassenliste“
ist entsprechend der Sortierfolge der Entgeltunter -
lagen zu erstellen und muss für jeden Arbeitnehmer enthalten:
a) den Familien- und Vornamen und ggf. das betrieb liche
Ordnungsmerkmal,
b) das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze
in der Rentenversicherung,
c) den Unterschiedsbetrag zwischen dem Arbeitsentgelt für
Altersteilzeitarbeit und mindestens 90 % des bisherigen