Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe - MECK

1.4 Entwicklung eines
Auswahlverfahrens
Für die erfolgreiche Auswahl des geeigneten IS
bedarf es eines im Vorfeld ausgiebig geplanten
Verfahrens, welches unter Rücksicht auf die verfügbaren
Unternehmensressourcen das Projekt
über alle Phasen hinweg strukturiert und transparent
gestaltet. Diese Transparenz ist vor allem
im Hinblick auf die anstehende Entscheidung
für ein IS relevant, da die Führungsebene einen
nachvollziehbaren Vergleich konkurrierender
Produkte unter Anwendung strukturierter Methoden
für ihre Entscheidungsfindung benötigt.
Das Auswahl- und Implementierungsverfahren
für IS wurde in der Literatur allgemein und auch
branchenspezifisch behandelt. Dabei fällt auf,
dass alle Abhandlungen das Verfahren in einzelne
Phasen unterteilen. Die Unterteilung ist,
abhängig von den Autoren, zwar stark abweichend,
aber aufbauend auf diesen Ausarbeitungen
lässt sich das Auswahlverfahren grob in drei
Phasen einteilen. Abbildung 1 zeigt diese mögliche
Einteilung, auf derer Basis die folgenden
Phasen beschrieben werden.
Analyse und Konzeption
In der ersten Phase eines Auswahlprojektes sollte
die zentrale Frage nach den Zielen gestellt
werden. Die Ziele, die mit der Einführung eines
neuen IS erreicht werden sollen, müssen zu Beginn
abgesteckt werden, um eine Kontrollfunktion
während der Laufzeit zu erreichen.
Wird während der späteren Implementierung eine
Abweichung von der Zielsetzung festgestellt,
muss nachvollziehbar sein, warum diese auftritt,
ob sie in einem vertretbaren Rahmen liegt, eventuell
sogar vorteilhaft ist oder einer Nachbesse-
rung bedarf. Die verfolgten Ziele können unterschiedlicher
Natur sein. Zum Einen spielen Faktoren
des operativen Geschäfts bei der Zielsetzung
eine Rolle, wie die Verbesserung des Bedienkomforts,
eine erhöhte Standardisierung der
Arbeitsabläufe oder Konsolidierung von unterschiedlichen
Systemen. Zum Anderen findet die
strategische Planung der Führungsebene beispielsweise
mit den klassischen Zielen des Unternehmenswachstums,
Personalkostenreduktion
oder intensiveren Kundenbindung Berücksichtigung.
Da das Erreichen der strategischen Ziele
nur schwer quantifizierbar ist und ein Erfolg
häufig zeitlich verzögert eintritt, sind diese Anforderungen
besonders intensiv zu betrachten.
Es ist an dieser Stelle sinnvoll, die strategischen
Ziele über eine Umsetzung auf operativer Ebene
zu definieren, um die Einhaltung verfolgen zu
können.
Sind die Ziele des Projektes definiert, wird der
Projektplan weiter detailliert, um Restriktionen
für Zeit und Budget vorzugeben. Die Planung
vorab ist sinnvoll, um den Teilnehmern der
Auswahlphase später eine überschneidungsfreie
Zeitplanung zu ermöglichen und einen festen
Terminrahmen vorzugeben. Zusätzlich wird ersichtlich,
wann Entscheidungen getroffen werden
müssen, Investitionen anstehen und Änderungen
im Unternehmensablauf notwendig werden.
Diese Meilensteine des Projekts sind realistisch,
aber knapp einzuplanen, um unnötige
Verzögerungen zu verhindern. Bei der ersten
Grobplanung sollten auch eventuelle Ausstiegsszenarien
definiert werden, die einen kompletten
Abbruch oder eine Verschiebung des Planes zur
Folge haben.
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