Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe - MECK

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12 Entscheidung Um einen Softwareanbieter auszuwählen, muss das Projektteam eine Vorlage für die Entscheidung zusammenstellen. In diesem letzten Abschnitt des Auswahlprozesses sollten genug Daten der Lösungen aus der Endauswahl vorliegen, um der Führungsebene einen objektiven Vergleich der Funktionalitäten sowie der finanziellen Auswirkungen darlegen zu können. Eine begründete Empfehlung erleichtert die Auswahl, da Vor- und Nachteile dieser Lösung als Leitfaden zum Vergleich dienen. Die Auswertungen der Kompetenzteams aus der letzten Präsentationsrunde bieten die Grundlage zur Bewertung der Funktionalität. Die individuellen Einschätzungen der Prozessunterstützung in den vorgeführten Lösungen liefern Anhaltspunkte, ob die Lösung zum Unternehmen passt und welche Änderungen erforderlich werden könnten. Da es sich empfiehlt, unter Berücksichtigung der Folgekosten, so nah wie möglich am Standard einer Software zu bleiben, sollten an dieser Stelle auch Überlegungen stattfinden, seine Abläufe weiter an die Software anzupassen. Dabei sind die Auswirkungen auf den kompletten Prozessablauf zu berücksichtigen und finanziell zu bewerten. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht müssen für die Entscheidung alle Kostenfaktoren berücksichtigt werden. Die bereits eingangs Kapitel 2 erläuterten Posten müssen hierfür näher beziffert und vergleichbar zusammengestellt werden. Bei den Lizenzkosten ist besonders auf die Art der Lizenzierung zu achten. Werden nur sich gleichzeitig im System befindliche Nutzer lizenziert (sog. „Concurrent User“ oder „Floating License“) erfordert dies eine Analyse des Nutzungsverhaltens, bietet aber auch Potential zur Kostenersparnis gegenüber Named-User Lizenzmodellen, bei denen eine Lizenz pro Gerät oder Nutzer unabhängig von der zeitlichen Nutzung benötigt wird. Des Weiteren ist zu differenzieren, ob die Lizenzierung für alle Funkti- onsbereiche gilt, oder ob einzelne Module lizenziert werden. Bei den geplanten Schulungskosten sind sowohl die Ausgaben für die externen Referenten, als auch die Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter mit einzukalkulieren. Um den Zeitraum der Schulungen zu verkürzen können mehr Schulungstage durch die Berater des Anbieters abgefordert werden. Bei steigender Nutzeranzahl bietet sich auch eine stufenweise Schulung an, bei der erst Key User tiefgehende Schulungen zu dem Produkt erhalten, die sie dann hausintern an die restlichen Mitarbeiter weitergeben. Der Projektplan verlängert sich dadurch zwar im Gegensatz zu einer kompletten, externen Schulung, die Kosten werden aber reduziert. Starke Differenzen zwischen den Anbietern erfordern Klärungsbedarf, da versteckte Kosten zu befürchten sind. Anhaltspunkte zur Aufdeckung dieser versteckten Kosten sind neben den erwähnten Posten auch die Stammdatenmigration, Anfahrtskosten, Spesen und spezielle Datenbanklizenzen. Für den technischen Betrieb der Lösung sind auch Hardwarekosten oder Erweiterungen der Netzstruktur zu berücksichtigen. Die gesamten Kosten müssen nach dem Prinzip der TCO sowohl für die Erstinvestition als auch für die periodischen Zahlungen erfasst werden. Als Alternative können hier auch Optionen zur Miete oder Leasing in Betracht gezogen werden. Auf Grundlage der funktionalen Bewertung und der betriebswirtschaftlichen Daten kann eine Entscheidungsmatrix mit gewichteten Kriterien zusammengestellt werden. In dieser letzten Phase sind Verhandlungen mit den Anbietern erforderlich, um letzte Differenzen des vom Projektteam empfohlenen Produktes im Vergleich zu den Konkurrenzprodukten auszugleichen und günstige Projektpreise zu erzielen. Nachdem eine interne Entscheidung gefallen ist, welches Produkt zum Einsatz kommen soll, müssen alle Details der Implementierung vertraglich festgehalten werden, um für beide Parteien Rechtssicherheit zu schaffen. Sind in-
dividuelle Anpassungen, die über den Standardumfang der Softwarelösung hinausgehen, erforderlich, sind diese detailliert in einem Pflichtenheft festzuhalten, um spätere Fehler in den angepassten Funktionen zu vermeiden. Das Pflichtenheft bildet die Vertragsgrundlage. Abbildung 5: Softwareauswahlprozess, Entscheidung 13 Terminplanung für Stammdatenmigration, Installation und Schulungen sind ebenfalls fester Bestandteil des Kaufvertrages, da nur so eine Realisierung innerhalb des avisierten Zeitrahmens möglich bleibt. Abschließend illustriert Abbildung 5 noch einmal zusammenfassend die einzelnen Schritte, die zum Vertragsabschluss führen.
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