Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe - MECK

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rechnung mit einem Zusatzmodul der Firma
multicom Software-Entwicklung GmbH. Seit
2006 dienen die Daten aus der Finanzbuchhaltung
als Grundlage für die Kostenstellenrechnung.
Eine Schnittstelle an das TACOS existiert
unidirektional in die Datenbank von Sage
Classic Line. Ein Stammdatenabgleich erfolgt
nicht, so dass doppelte Pflege notwendig
ist. Ein Rückfluss der Zahlungseingänge
aus der Finanzbuchhaltung ins TACOS wird
manuell durch doppelte Eingaben in beiden
Systemen gehandhabt. Eingangsrechnungen,
die nicht von dem im Stamm der TACOS
Datenbank hinterlegten Lieferanten erfolgen,
werden ebenso doppelt in der Finanzbuchhaltung
und dem TACOS erfasst.
Für die elektronische Kommunikation, Kontaktdatenbank
und Kalenderfunktion nutzt
die Firma den Exchange Server der Firma
Microsoft. Auch hier fehlt eine Schnittstelle
zum Abgleich der Datenbasis zwischen den
Softwareprodukten, so dass notwendige
Kunden- oder Projektdaten manuell mehrfach
gepflegt werden müssen.
Ein DMS ist nicht im Einsatz, die Ablage
von Daten mit Projektbezug erfolgt manuell
auf Dateiebene. Die abgelegten Dokumente
konnten über Verknüpfungen im TACOS einem
Projekt zugeordnet werden.
Im hauseigenen Planungsbüro finden Produkte
der Firmen Data Design System GmbH
(DDS) und Autodesk GmbH. für Computer
Aided Design (CAD) Verwendung. Diese
werden zur Verarbeitung der bereitgestellten
Planungsunterlagen eingesetzt und ermöglichen
Eigenplanungen. Die Möglichkeit, im
System von DDS Leistungskataloge zu hinterlegen
und die technischen Zeichnungen in
ein LV zu überführen, wird aktuell nicht genutzt.
Die Tochterfirma E-Tech Neue Länder
GmbH ist aus rechtlicher und technischer
Sicht eine strikt getrennt zu betrachtende Or-
ganisation. Auch hier ist das TACOS im Einsatz,
die Finanz- und Lohnbuchhaltung wird
von der Muttergesellschaft in gesonderten
Mandanten übernommen. Ein Datenabgleich
zwischen den beiden TACOS erfolgt manuell,
eine gemeinsame Datenbasis für jegliche
Stammdaten existiert nicht. Der administrative
und organisatorische Aufwand ist immens
hoch, da die E-Tech Neue Länder GmbH
häufig als Subunternehmer für die E-Tech
GmbH auftritt und auf dieselben Daten
zugreifen müsste.
Ende 2007 kündigte die Firma SOG ihr Produkt
TACOS ab, so dass bis Ende 2011 eine
Alternative für diesen Aufgabenbereich gefunden
werden muss. Vor diesem Hintergrund
und der Möglichkeiten, die ein integriertes
IS bietet, entschloss man sich zur Planung
und Umsetzung des Projektes.
3.3 Rahmenbedingungen
Für den Erfolg eines solchen Projektes ist es
zwingend erforderlich, das Regelungen getroffen
werden, wie mit der zusätzlich anfallenden
Arbeit aller Beteiligten umgegangen
wird. Außerdem muss die erste Führungsebene
das Projekt unterstützen und selbst
überzeugt vom Erfolg der Unternehmung
sein.
Die Geschäftsführung sah durch die in Kapitel
4.2 erwähnten Gründe die Notwendigkeit
einer Veränderung in der Informationsverarbeitung.
Dadurch war gewährleistet, dass die
Führungsebene von Anfang an das Projekt
unterstützte und motivierend vor den Mitarbeitern
auftrat.
Für die Projektteilnehmer wurden die anfallenden
Stunden Mehrarbeit entlohnt und sie
wurden, falls erforderlich von ihrem Tagesgeschäft
freigestellt. So wurde sichergestellt,
dass die Projektteilnehmer mit dem notwendigen
Ehrgeiz an allen Veranstaltungen teilnehmen
konnten und die Beurteilungen möglichst
objektiv ausfielen.