Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe - MECK

Parallel zu der Softwareauswahl waren für
das Geschäftsjahr noch weitere, längerfristige
Projekte in Planung. Neben zahlreichen
Seminaren zur Weiterbildung der Belegschaft
mussten auch einige Entscheidungen
getroffen werden, welche die spätere Implementierung
des neuen IS beeinflussten.
Während des Zeitraumes, in dem die Entscheidung
für eine Software fallen sollte, endete
der langjährige Mietvertrag über die Telekommunikationsanlage.
Es wurde ein Projekt
initiiert welches ähnlich angelegt war
wie die Softwareauswahl. Dieses beschäftigte
sich mit der Beschaffung und Implementierung
der richtigen Telefonanlage. Es sollte
eine Anbindung an das neue IS hergestellt
werden, um Computer Telephony Integration
(CTI)-Funktionalitäten nutzen zu können.
Die Infrastruktur des Netzwerkes und die
Serverlandschaft müssen, um den Anforderungen
eines neuen IS gerecht zu werden,
ebenfalls erneuert werden. Für die Anbindung
der Projektbaustellen und des Tochterunternehmens
muss das Netzwerk zukünftig
für autorisierte Zugriffe von außen geöffnet
sein, was weitreichende Sicherheitsmaßnahmen
zur Folge hat.
3.4 Auswahlprojekt
Die in Kapitel 2.2 aufgeführten Gründe wurden
als Anlass genommen, das Auswahlverfahren
in Form eines Projektes zu realisieren.
Dabei wurde dieses in die im Kapitel 2.3 erarbeiteten
drei Phasen unterteilt. Zur Aufnahme
der Anforderungen und abschließenden
Auswahl wurden Projektteams gebildet,
die ihre jeweiligen Abteilungen vertraten.
Ziel war es die spezifischen Bedürfnisse zu
erfassen. Die Entscheidung fiel nach ca. fünf
Monaten Projektphase, womit der anfangs
angepeilte Zeitrahmen eingehalten wurde.
Projektteams
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Wie bereits oben erwähnt wurden Kompetenzteams
gebildet. Somit konnte das fachliche
Wissen der Mitarbeiter frühzeitig mit
eingebunden werden. Projektteams wurden
für die Fachbereiche Objektleitung, Service
und Wartung, Verteilungsbau, Controlling,
Finanz- und Lohnbuchhaltung, Lagerwirtschaft,
Kalkulation und EDV-Administration
zusammengestellt. Dabei hat man besonders
Wert auf ein gutes Verhältnis zwischen langjährigen
Fachkräften – mit viel Erfahrung –
und jüngeren, innovationsfreudigen Mitarbeitern
gelegt.
Daneben waren während der Projektphasen
die Geschäftsführung, die kaufmännische
Leitung und der Betriebsleiter an wichtigen
Terminen anwesend, um die strategische
Ausrichtung des Unternehmens mit in die
Analyse und Auswahl einzubringen.
Während der Laufzeit wurde ein Projektleiter
eingesetzt, der die Kommunikation zwischen
den Teams und der Geschäftsleitung über die
einzelnen Phasen hinweg koordinierte und
die Nutzung der wichtigen Ressource Zeit
der leitenden Mitarbeiter minimieren sollte.
Projektzeitraum
Der Zeitraum für das Auswahlverfahren und
die anschließende Entscheidung für ein Produkt
war für April 2008 bis August 2008 angesetzt.
Da ein Teil der Projektphase im Urlaubszeitraum
lag, musste die Anforderungsanalyse
möglichst zeitnah zu Projektbeginn
abgeschlossen werden. Mit Unterstützung
des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre
und Wirtschaftsinformatik der Universität
Würzburg gelang diese Aufgabe, so dass in
der Haupturlaubszeit die Präsentationen zur
Vorauswahl durch die Anbieter erfolgen
konnten.