Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe - MECK

Rolle spielen, werden Richtangebote, die den
ungefähren Lizenzumfang des suchenden Unternehmens
widerspiegeln, eingeholt. Dabei sind
zudem auch wie bereits erwähnt Kosten für
Schulungen, Installationen, Wartungen oder
Reisekosten von Belang. Da die Anbieter inzwischen
die Anforderungen und Prozesse grob
kennengelernt haben, sollten auch Schätzungen
für individuelle Anpassungen beziffert und berücksichtigt
werden, sofern diese wirklich nicht
unumgänglich sind. Anhand der Schätzungen
können auch erste Rückschlüsse über die Qualität
und Professionalität der Anbieter gezogen
werden. Zu geringe Einschätzungen haben eine
nicht realistische Bewertung zur Folge und verzerren
die Ergebnisse.
Die Bewertung der Anbieter wird nach dem
festgelegten Schema durchgeführt und durchgängig,
detailliert und nachvollziehbar dokumentiert.
So wird eine objektive Rangfolge erarbeitet,
die eine weitere Reduzierung der Anbieter
zur Folge hat. Dies ist notwendig, um die
Ressourcen des gesamten Projektteams zu schonen.
Werden zu viele Präsentationen vor allen
Fachabteilungen abgehalten, kann es außerdem
zu einem wenig aussagekräftigen Ergebnis der
Bewertung kommen, da jede Abteilung nur seine
eigenen Workflows qualifiziert bewerten
kann und jeder Anbieter wiederum in Teilbereichen
funktionale Schwerpunkte gesetzt hat. Daher
sind bei der Reduzierung zur Endauswahl
Abbildung 4: Softwareauswahlprozess, Marktsondierung
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auch der Gesamteindruck und die Integration
der unterschiedlichen Module zu berücksichtigen.
Am Ende der Vorauswahl sollten noch
zwei bis drei Systeme zur Auswahl stehen, die
alle Kernanforderungen erfüllen und deren
Workflows weitestgehend auf die Prozesse des
Unternehmens passen. Die Anbieter, welche es
bis in die Endauswahl geschafft haben, halten in
der letzten Phase der Marktsondierung eine
zweite Präsentation. Für diese werden ihnen
weitere Daten und Informationen zur Verfügung
gestellt, um ihr System auf die Abläufe im
Unternehmen anpassen zu können. Bei dieser
zweiten Präsentationsphase sollten die Kompetenzteams
aus den Fachabteilungen während der
für sie relevanten Phasen der Vorführung
beiwohnen, um die Abläufe zu bewerten. Der
Bewertungskatalog bietet auch hier den Teilnehmern
eine einheitliche Basis, um die Systeme
untereinander vergleichen zu können. Ziel
des letzten Schrittes ist es, die Systeme so weit
kennen zu lernen, dass eine fundierte und
vergleichende Aussage als Entscheidungsvorlage
für die Führungsebene erarbeitet werden
kann. Dazu gehört auch die Identifizierung von
Schwachstellen und die Herausstellung von
besonders gut gelösten Aufgabenstellungen der
vorgestellten Lösungen.
In Abbildung 4 sind die einzelnen Schritte aus
der Marktsondierungsphase bildlich dargestellt.