Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe - MECK

4 Projektphasen
Dieser Abschnitt beschreibt detailliert die in
Kapitel 3.4 erwähnten Projektphasen.
Dabei wird im Besonderen in dem Kapitel 5.1
auf die Erarbeitung der Anforderungen an das
neue IS eingegangen.
4.1 Analyse und Konzeption
Analog zum in Kapitel 2.3 erarbeiteten Verfahren
war ein zweitägiger Workshop angesetzt, bei
welchem die Geschäftsleitung zusammen mit
dem Projektleiter und den Kompetenzteams das
Anforderungsprofil erarbeitete.
Die Workshops zur Aufnahme wurden zeitlich
gestaffelt, um in kleinen Gruppen nur die abteilungsrelevanten
Anforderungen der Kompetenzteams
aufzunehmen. Dadurch wurden die Mitarbeiter
so wenig wie möglich in ihrer Arbeitszeit
belastet und auftretende Fragen konnten
schnell geklärt werden.
Als Leitfaden für die Workshops dienten die
vorab angefertigte Prozessübersichten – siehe
dazu Anhänge A bis D – für das Unternehmen.
Anhand dieser wurden die einzelnen Prozessschritte
in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
abgearbeitet, eventuelle Schwachstellen
analysiert und notwendige Schnittstellen beschrieben.
Nach den Workshops wurde der Anforderungskatalog
zusammenstellt und strukturiert. Um die
folgende Vorauswahl zu beschleunigen, wurden
die einzelnen Anforderungen in die folgenden
drei Kategorien priorisiert:
� K.O.-Kriterien:
Diese Kategorie sollten dabei helfen, die
Anbieter im Markt zu sondieren, welche
die Kernanforderungen nicht oder nur
durch individuelle Anpassungen erfüllen
konnten. Ziel war es, mit den im Standardumfang
der Software verfügbaren
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Funktionen, 80 % der Anforderungen zu
erfüllen.
� Soll-Kriterien:
Als zweite Stufe der Priorisierung wurden
Anforderungen in die Kategorie
Soll-Kriterium eingeteilt. Diese Anforderungen
waren etwa den K. O.-
Kriterien gleichzusetzen, allerdings
führte ein Nichterfüllen seitens der Anbieter
nicht direkt zum Ausschluss aus
dem Auswahlverfahren. Diese Kategorie
wurde eingeführt, da man davon
ausging, nicht alle Funktionen im Standard
eines IS zu finden, welche für die
Prozessabläufe erforderlich waren. Da
die Kernanforderungen mit den K. O.-
Kriterien abgedeckt werden sollten waren
hier Anforderungen, die individuelle
Anpassungen in geringem Rahmen erlaubten.
� Nice-to-Have Kriterien:
Die letzte Stufe in der Rangfolge der
Anforderungen waren die so genannte
Nice-to-Have Kriterien, welche als nützliches
Beiwerk empfunden wurden, aber
im Einzelnen die Entscheidung nicht
stark beeinflussen sollten.
Anforderungsanalyse
Vor den ersten Workshops des Projektes wurde
versucht, die Kernprozesse des Unternehmens
herauszuarbeiten und zu visualisieren. Dafür
waren Einzelgespräche zwischen dem Projektleiter,
den Abteilungen und der Geschäftsführung
notwendig, um den gewünschten Detaillierungsgrad
einer Prozesslandschaft zu erreichen.
Als Kernprozesse wurden das Projektgeschäft,
das Auftragswesen und die Service- und Wartungsabwicklung
definiert. Neben den allgemeinen
Anforderungen aus Kapitel 3.2 ergaben sich
gewerkspezifische Zusätze sowie eine Detaillierung
der allgemeinen Anforderungen.