Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe - MECK

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Entscheidung
Um einen Softwareanbieter auszuwählen, muss
das Projektteam eine Vorlage für die Entscheidung
zusammenstellen. In diesem letzten Abschnitt
des Auswahlprozesses sollten genug Daten
der Lösungen aus der Endauswahl vorliegen,
um der Führungsebene einen objektiven Vergleich
der Funktionalitäten sowie der finanziellen
Auswirkungen darlegen zu können. Eine begründete
Empfehlung erleichtert die Auswahl,
da Vor- und Nachteile dieser Lösung als Leitfaden
zum Vergleich dienen.
Die Auswertungen der Kompetenzteams aus der
letzten Präsentationsrunde bieten die Grundlage
zur Bewertung der Funktionalität. Die individuellen
Einschätzungen der Prozessunterstützung
in den vorgeführten Lösungen liefern Anhaltspunkte,
ob die Lösung zum Unternehmen passt
und welche Änderungen erforderlich werden
könnten. Da es sich empfiehlt, unter Berücksichtigung
der Folgekosten, so nah wie möglich am
Standard einer Software zu bleiben, sollten an
dieser Stelle auch Überlegungen stattfinden, seine
Abläufe weiter an die Software anzupassen.
Dabei sind die Auswirkungen auf den kompletten
Prozessablauf zu berücksichtigen und finanziell
zu bewerten.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht müssen für
die Entscheidung alle Kostenfaktoren berücksichtigt
werden. Die bereits eingangs Kapitel 2
erläuterten Posten müssen hierfür näher beziffert
und vergleichbar zusammengestellt werden.
Bei den Lizenzkosten ist besonders auf die Art
der Lizenzierung zu achten. Werden nur sich
gleichzeitig im System befindliche Nutzer lizenziert
(sog. „Concurrent User“ oder „Floating License“)
erfordert dies eine Analyse des Nutzungsverhaltens,
bietet aber auch Potential zur
Kostenersparnis gegenüber Named-User Lizenzmodellen,
bei denen eine Lizenz pro Gerät
oder Nutzer unabhängig von der zeitlichen Nutzung
benötigt wird. Des Weiteren ist zu differenzieren,
ob die Lizenzierung für alle Funkti-
onsbereiche gilt, oder ob einzelne Module lizenziert
werden.
Bei den geplanten Schulungskosten sind sowohl
die Ausgaben für die externen Referenten, als
auch die Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter mit
einzukalkulieren. Um den Zeitraum der Schulungen
zu verkürzen können mehr Schulungstage
durch die Berater des Anbieters abgefordert
werden. Bei steigender Nutzeranzahl bietet sich
auch eine stufenweise Schulung an, bei der erst
Key User tiefgehende Schulungen zu dem Produkt
erhalten, die sie dann hausintern an die
restlichen Mitarbeiter weitergeben. Der Projektplan
verlängert sich dadurch zwar im Gegensatz
zu einer kompletten, externen Schulung, die
Kosten werden aber reduziert.
Starke Differenzen zwischen den Anbietern erfordern
Klärungsbedarf, da versteckte Kosten zu
befürchten sind. Anhaltspunkte zur Aufdeckung
dieser versteckten Kosten sind neben den erwähnten
Posten auch die Stammdatenmigration,
Anfahrtskosten, Spesen und spezielle Datenbanklizenzen.
Für den technischen Betrieb der
Lösung sind auch Hardwarekosten oder Erweiterungen
der Netzstruktur zu berücksichtigen.
Die gesamten Kosten müssen nach dem Prinzip
der TCO sowohl für die Erstinvestition als auch
für die periodischen Zahlungen erfasst werden.
Als Alternative können hier auch Optionen zur
Miete oder Leasing in Betracht gezogen werden.
Auf Grundlage der funktionalen Bewertung und
der betriebswirtschaftlichen Daten kann eine
Entscheidungsmatrix mit gewichteten Kriterien
zusammengestellt werden.
In dieser letzten Phase sind Verhandlungen mit
den Anbietern erforderlich, um letzte Differenzen
des vom Projektteam empfohlenen Produktes
im Vergleich zu den Konkurrenzprodukten
auszugleichen und günstige Projektpreise zu erzielen.
Nachdem eine interne Entscheidung gefallen
ist, welches Produkt zum Einsatz kommen
soll, müssen alle Details der Implementierung
vertraglich festgehalten werden, um für beide
Parteien Rechtssicherheit zu schaffen. Sind in-