Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe - MECK

Die Erfassung von Aufmaßen und Stundenzetteln
erfolgt aktuell größtenteils manuell, was eine
zeitnahe Eingabe der Daten schwierig macht.
Um ein großes Projekt im kalkulierten Rahmen
zu halten, sind zeitnahe Auswertungen über die
geleisteten Arbeiten wichtig, weshalb die digitale
Erfassung von Stunden und Aufmaßen angestrebt
wird.
Auftragswesen
Das allgemeine Auftragswesen zeichnet sich
durch wiederkehrende Aufträge von Stammkunden
oder durch einmalige Aufträge von Neukunden
mit mittleren Umsatzvolumen aus. Für
die Abwicklung dieser Aufträge sind eine kundennahe
Informationsverarbeitung und eine einfache
Handhabung der Informationsaufbereitung
für den Kunden entscheidend.
Die in Kapitel 5.1 aufgezeigten Anforderungen
gelten auch im normalen Auftragswesen. Im Detail
ergeben sich aber einige Unterschiede, da
die Basis der Aufträge eine andere ist.
Für das normale Auftragswesen ist es erforderlich,
die Historie eines Kunden zu kennen, da
über 65 % des Jahresumsatzes von ihnen generiert
wird. Dabei sind alle Daten über den
Kommunikationsverlauf und bisherige Bauvorhaben
von Relevanz. Daraus resultiert die Anforderung
an das neue IS, Kundenbeziehungsinformation
zu speichern und bereitzustellen
(Customer Relationship Management, CRM).
Da viele Aufträge von Stammkunden entweder
auf vorherige Aufträge aufbauen oder ähnlich
strukturiert sind, sollte das System Vorlagen für
Angebote und Standardanschreiben bereitstellen.
Service und Wartung
Serviceaufträge haben im Regelfall ein geringes
Auftragsvolumen und kurze Laufzeiten von unter
einer Woche. Auf Grund der Häufigkeit solcher
Aufträge ist aber der dabei anfallende Verwaltungsaufwand
sehr hoch.
Die Zielsetzung bei der Auswahl des neuen IS
war, den Aufwand für die Abwicklung von Ser-
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viceaufträgen zu verringern. Das System sollte
den Servicemonteuren Vorort beim Kunden die
Möglichkeit geben, die getätigten Arbeiten und
das aufgewendete Material ohne großen Einsatz
von Papier abrechnen zu können. Dafür ist es
erforderlich, dass die Aufträge dem Monteur auf
einem mobilen Endgerät zur Verfügung gestellt
werden. Zusätzlich muss das Endgerät die Unterschrift
des Kunden aufnehmen können, wie es
von Logistikunternehmen wie beispielsweise
DHL bekannt ist. Da das technische Wissen für
die Nutzung der mobilen Endgeräte nicht bei jedem
Mitarbeiter vorhanden ist, sollten ausgedruckte
Arbeitsaufträge eindeutig identifizierbar
sein, um das Papierdokument eingescannt zum
Auftrag abzulegen.
Die in Wartungsverträgen geregelten Wartungseinsätze
erfordern einen hohen Planungsaufwand
um die vertraglich geregelten Leistungen
zu erbringen. Dem Wartungstechniker müssen
Informationen zu der betreffenden Anlage, dem
Standort sowie dem jeweiligen Ansprechpartner
zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich müssen
Intervalldaten für die Wartungs- und Abrechnungszyklen
separat hinterlegt werden können.
Durch die Dokumentation der Wartungseinsätze
kann gegebenenfalls die Erfüllung der
vertraglichen Pflichten nachgewiesen werden.
Die bei Wartungen anfallenden Messdaten der
Anlagen sollten nach Möglichkeit mit Bezug zur
Anlage im System hinterlegbar sein. Dafür ist
eine freie Struktur für die Aufnahme der Messdaten
erforderlich.
4.2 Marktsondierung
Im ersten Schritt der Marktsondierung musste
ein Überblick über das Angebot, der am Markt
befindlichen Anbieter aufgestellt werden. Dieser
sollte für den weiteren Verlauf der Sondierung
als Vergleichsgrundlage dienen.
Neben den Firmendaten der Anbieter sollten
hier soweit möglich der Erfüllungsgrad der
K. O.-Kriterien mit aufgenommen werden. Dies