Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe - MECK

der gesamten Vorführung beiwohnen, sondern
nahmen lediglich in den für sie relevanten Zeiträumen
teil. Dies hatte zur Folge, dass niemand
unqualifizierten Bewertungen abgab und die
Konzentration der Teilnehmer nicht zu stark belastet
wurde.
4.3 Entscheidung
Die Präsentationen der zweiten Runde wurden
von allen Teilnehmern anhand des Bewertungsschemas
beurteilt. Die Auswertung der Bewertungsbögen
zeigte einen klaren Favoriten unter
den Mitarbeitern (vgl. Anhang G). Das favorisierte
IS von Anbieter B punktete vor allem
durch seine übersichtliche Oberfläche, eine
komplett integrierte Dokumentenverwaltung mit
Barcodesystem für die Zuordnung ausgedruckter
Dokumente und das einfache Stammdatenmanagement.
Auch der im Auslieferungszustand enthaltene
Leistungskatalog überzeugte die Teilnehmer,
da sie den Umgang mit Leistungen gewohnt
waren und die Einarbeitung durch mnemonische
Kürzel als einfach angesehen wurde.
Von beiden Anbietern wurden Richtangebote
eingefordert, die neben den Lizenzkosten die geschätzten
Aufwände für Datenmigration, Installation,
Anpassungen und Schulung beinhalten
sollten. Bei Vergleich der Angebote fiel auf,
dass die Schätzungen bezüglich des Aufwands
für Anpassungen und Schulungen weit voneinander
abwichen. Um hier die Vergleichbarkeit
herzustellen, wurde der Stundeneinsatz beider
Angebote überprüft. Nach Rücksprache mit der
Geschäftsführung wurde für die Kostenkalkulation
der Ansatz mit den längeren Schulungszeiten
genutzt, da dieser realistischer erschien.
Beiden Systemen fehlte eine integrierte Lohnbuchhaltung,
allerdings gab es Empfehlungen
für den Einsatz bestimmter Produkte, mit denen
die Anbieter gute Erfahrungen gemacht haben
und für die bidirektionale Schnittstellen im
Standardumfang enthalten sind. Die Kosten für
diese separaten Produkte wichen leicht vonein-
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ander ab, so dass auch diese für die Entscheidungsfindung
berücksichtigt wurden.
Die durch die Auswertung erhaltene Einschätzung
für das favorisierte IS hielt auch aufgrund
der professionellen und zeitnahen Bearbeitung
weiterer Anfragen stand. Die Mitarbeiter des
Anbieters B waren zu jeder Zeit in der Lage, die
Anfragen auf hohem Niveau zu beantworten,
was zu einem positiven Gesamteindruck des Unternehmens
führte.
Da die Entscheidung für ein IS letzten Endes einen
gewissen Grad der Abhängigkeit von einem
Unternehmen mit sich bringt, wurden um die
wirtschaftliche Lage der Anbieter beurteilen zu
können, alle verfügbaren Informationen von der
Creditreform und der Schufa eingeholt. Beide
Unternehmen stellten sich als stabile Marktteilnehmer
dar, da sie sich langfristig am Markt
etabliert hatten und gute Rankings aufweisen
konnten.
Nach Berücksichtigung aller zu erwartenden
Kosten lag ein Preisunterschied von über 30 %
zwischen beiden Systemen zu Ungunsten des
Anbieters B vor. Als weiterer Nachteil erwies
sich das Lizenzmodell, welches zwar nach dem
Concurrent User Modell lizenziert, dies allerdings
für alle genutzten Module. Dies hatte zur
Folge, dass eine hohe Unsicherheit bezüglich
der erforderlichen Modullizenzen entstand.
Nach einer Auswertung des Nutzungsverhaltens
im aktuellen System schienen an dieser Stelle
weitere Kosten entstehen zu können.
Keine Berücksichtigung fanden unterdessen die
Investitionen für die zum Betrieb notwendiger
Infrastruktur im Server und Netzwerk Segment,
da die Anforderungen beider Anbieter nahezu
identisch waren.
Um diesen Unterschied zu klären und in Preisverhandlungen
einzutreten, wurde ein weiterer
Termin mit Vertretern des Anbieters B und der
Geschäftsführung der E-Tech vereinbart. Die
Hauptverhandlungspunkte waren der erwähnte
Preisunterschied und die Unsicherheit, die durch
das Lizenzmodell auftauchte. Am Ende der Ver-